Home
Terug naar algemene info over VHP
Terug naar overzicht veelgestelde vragen
Overzicht van vragen:
| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Hoelang duurt het om een dossier aan te maken via de UI van het VHP?
Dit hangt af van verschillende elementen zoals bijvoorbeeld hoeveel vastgestelde feiten en hoeveel stukken er ingevoerd moeten worden. Gemiddeld schatten we in dat dit ongeveer 15 minuten duurt. Die tijd wordt gedeeltelijk teruggewonnen doordat de kennisgeving via het VHP gebeurt, want het VHP is verbonden met de MAGDA documentendienst, die de printing en verzending voor zijn rekening neemt.
Moet er voor elk feit of PV een handhavingsdossier opgesteld worden? Of kan een handhavingsdossier ook op bedrijfsniveau zijn, waar verschillende vaststellingen/PV's over de tijd heen onder kunnen gezet worden?
...
Moeten we bij de invoer van een vastgesteld feit, bij de rechtsbrononderdelen, de artikelen vermelden van inhoudelijke voorschriften die geschonden werden en/of artikelen waarin de sanctie of straf bepaald wordt?
Bij een vastgesteld feit moeten de 2 volgende rechtsbrononderdelen altijd beiden aanwezig zijn:
Het inhoudelijk voorschrift dat geschonden wordt
Het artikel waarin de straf of sanctie wordt bepaald
Bij de meeste decreten zitten beiden types vervat in het decreet (vb VCRO), maar bij DABM is dat niet zo: DABM is een sectoraal kaderdecreet, waarin ook bepalingen zitten waarin sancties omschreven worden. De inhoudelijke voorschriften zitten daarentegen vaak apart bvb in Vlarem, het bosdecreet, natuurdecreet, enz.
Wanneer de 2 rechtsbrononderdelen niet correct worden ingegeven dan heeft dat een belangrijke impact op de zichtbaarheid in de handhavingsbibliotheek. Mensen met bvb DABM bevoegdheden kunnen (vanaf april 2024), ongeacht het grondgebied, alle PV’s en verslagen van vaststelling m.b.t DABM, VC Wonen (en andere) decreten zien. Wat zij daadwerkelijk kunnen zien wordt technisch geconfigureerd adhv 2 criteria, namelijk:
Ingegeven rechtsbrononderdelen: enkel dossiers waarin artikelen zitten uit het DABM (en andere decreten in scope zoals VCRO) worden getoond. Dus dossiers met enkel artikelen uit bvb Vlarem niet.
Binnen die dossiers wordt ook gekeken naar het ingegeven type bestuursdocument: enkel PV’s en verslagen van vaststelling worden getoond
Het is maw zeer belangrijk dat er altijd minstens 1 DABM (of VCRO / OED / VED / VC Wonen) artikel wordt ingegeven, of het betrokken dossier zal nooit zichtbaar zijn in de handhavingsbibliotheek.
Wat gebeurt er wanneer het parket beslist om te vervolgen? Komen die beslissingen in het VHP terecht, en zo ja, waar?
Op dit moment is het parket nog niet aangesloten op het VHP. De analyse is wel bezig om hun systeem te koppelen via een API connectie, maar we kunnen nog niet bevestigen wanneer dit afgerond zal zijn. In die analyse wordt in eerste instantie bekeken hoe en welke informatie we vanuit het VHP zo efficiënt mogelijk naar hun systeem kunnen laten doorvloeien, en in een 2de fase zullen we ook bekijken hoe en welke beslissingen en stukken van het parket kunnen terug capteren in ons VHP.
Bij die 2de fase moet er een onderscheid gemaakt worden tussen 2 verschillende toepassingen van het VHP (zie https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/19006257/Toepassingen): )
De handhavingsbibliotheek is het hart van het VHP waarin alle handhavings- en sanctiedossiers opgeslagen zitten met alle daaraan verbonden stukken. Gemeentelijke, gewestelijke en provinciale toezichthouders, inspecteurs, verbalisanten en herstelinstanties met de juiste decretale bevoegdheid zullen elkaars PV’s en verslagen van vaststelling daarin kunnen zien via een user interface, ongeacht het grondgebied, onder voorbehoud dat het BVR wordt goedgekeurd, vanaf april 2024. Van zodra het parket aangesloten is op het VHP zullen bepaalde zaken mogelijks ook doorstromen naar de handhavingsbibliotheek, bijvoorbeeld hun sepots. Welke zaken er mogelijks nog gedeeld kunnen worden, en wie dit zal kunnen raadplegen, wordt bepaald door de regelgeving die van toepassing is alsook in overleg met het parket.
Het sanctieregister is een register van bestuurlijke vervolgingen, waarin enkel bestuurlijke sanctiedossiers (dus opgemaakt door bestuurlijke beboetingsinstanties van de Vlaamse Overheid) vermeld zijn met hun bijhorende stukken. Strafrechterlijke vervolgingen (dus door het parket) en stukken die daarmee verband houden worden niet opgenomen in het sanctieregister. Het sanctieregister is wel raadpleegbaar via een user interface voor het parket, en daarnaast ook voor de beboetingsinstanties, het handhavingscollege en de herstelinstanties. Eén van de belangrijkste doelstellingen is dat het parket kan zien wat er al gebeurt op het bestuurlijke spoor.
Onze gemeente besteedt handhaving uit aan politie / intercommunale / … Kunnen wij zelf aansluiten op het VHP?
...
Wat wordt bedoeld in het VHP met ‘dossierverantwoordelijke’? Waarom is dit belangrijk?
Zie: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/
...
...
...
...
...
Indien een gemeente (sommige) handhavingsactviteiten uitbesteedt aan de politie, moet er niets gebeuren. Het protocol tussen het Agentschap Justitie en Handhaving en de gemeente is niet noodzakelijk voor handhavingsactiviteiten die door de politie opgenomen worden, op vraag van de gemeente.
Lees meer: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/19664091/FAQ+-+toegang+tot+het+VHP#Er-zijn-ook-mensen-van-lokale-(en-federale)-politie-die-ook-opereren-in-bijvoorbeeld-het-DABM-en-als-toezichthouder-PV%E2%80%99s-opmaken.-Moeten-zij-ook-werken-met-het-VHP%3F
Wat wordt bedoeld in het VHP met ‘dossierverantwoordelijke’? Waarom is dit belangrijk?
Stel dat organisatie A verslagen van vaststelling en/of PV’s opmaakt. Vaak zal organisatie A die PV’s en verslagen van vaststelling ook zelf invoeren in het VHP en zelf de ‘dossierverantwoordelijke’ zijn, dus de ‘eigenaar’ van het PV.
Dat is echter niet altijd zo. We bekijken een aantal scenario’s:
Scenario 1 - Organisatie A is nog niet aangesloten op het VHP
Dit kan wanneer haar go-live datum nog in de toekomst ligt of omdat aansluiting niet mogelijk is (bijvoorbeeld indien er geen rijksregistermachtiging is).
Indien de beboetingsinstantie beslist om bestuurlijk te vervolgen terwijl deze zelf wel al aangesloten is, dan moet de beboetingsinstantie het PV invoeren en organisatie A aanduiden als dossierverantwoordelijke.
Scenario 2 - Organisatie A besteedt de opstelling van PV’s en/of verslagen van vaststelling uit
Ook dan blijft organisatie A de dossierverantwoordelijke.
In geval van uitbesteding aan een IGS / IOED / andere gemeente, enz. zal die andere entiteit de dossiers invoeren in het VHP en organisatie A ingeven als dossierverantwoordelijke.
In geval van uitbesteding aan de politie, wordt er manueel niets ingevoerd.
Lees meer hier: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/19664091/FAQ+-+toegang+tot+het+VHP#Er-zijn-ook-mensen-van-lokale-(en-federale)-politie-die-ook-opereren-in-bijvoorbeeld-het-DABM-en-als-toezichthouder-PV%E2%80%99s-opmaken.-Moeten-zij-ook-werken-met-het-VHP%3F
Wat gebeurt er wanneer een organisatie wordt ingevoerd als dossierverantwoordelijke door een andere entiteit?
Stal dat organisatie A wordt ingevoerd als dossierverantwoordelijke door een andere entiteit. Initieel zal organisatie A nog niet automatisch verwittigd worden wanneer ze wordt ingevoerd als dossierverantwoordelijke. De andere entiteit die het dossier ingeeft zal een kennisgeving moeten lanceren naar organisatie A om haar te informeren dat er een nieuw PV werd ingevoerd. Dit wordt uitgelegd in de training.
(In de loop van 2024 bekijken we met het ontwikkelingsteam hoe we dit meer efficiënt kunnen maken en ervoor zorgen dat het VHP zelf meteen een notificatie stuurt naar die organisatie A).
Wat als organisatie A (binnenkort) zelf ook toegang heeft tot het VHP?
In dat geval kan organisatie A, wanneer het de kennisgeving ontvangen heeft, zich inloggen op het platform en alle informatie bekijken die werd ingevoerd, inclusief de bestuurlijke sanctiedossiers die er eventueel uit voortvloeiden.
Ook organisaties die de opmaak van hun PV’s en verslagen van vaststelling uitbesteden aan anderen, moeten het nodige doen om de toegang zelf te kunnen verkrijgen.
Wat als organisatie A zelf geen toegang heeft tot het VHP, vb omdat ze niet beschikt over de nodige machtigingen:
In dat geval kan organisatie A niet aan het dossier in het VHP, en kan ze enkel terugvallen op de kennisgeving die werd gelanceerd door de beboetingsinstantie. Indien de VHP toegang nog steeds niet verleend kon worden aan organisatie A op het moment dat de notificatiemodule uitgerold wordt, zal de beboetingsinstantie alsnog verplicht zijn om een kennisgeving te lanceren naar organisatie A om haar op de hoogte te stellen.
We raden dus aan om uw machtigingsaanvraag zo snel mogelijk in te dienen indien dit nog niet gebeurde. Lees meer hier: FAQ - machtigingen
Hoe voer je een organisatie in als dossierverantwoordelijke in het VHP?
Dit is mogelijk sedert 11/01/2024. Het is zeer eenvoudig: reeds in de 1ste stap om een dossier te openen, wordt er meteen gevraagd om de dossierverantwoordelijke in te geven. Er werd een alfabetische kieslijst toegevoegd.
De waarde die alvast ingevuld staat, is de naam van de eigen entiteit. Maakt u dus een dossier aan voor bijvoorbeeld een andere gemeente, dan moet u de ingevulde eigen entiteit vervangen door de naam van die gemeente. Maakt u een dossier aan voor uw eigen entiteit, dan mag u uw eigen entiteit ingevuld laten.
...
...
Als verschillende handhavers elkaars PV’s kunnen zien, komt de geheimhoudingsplicht dan niet in het gedrang? En mogen we ‘zomaar’ iets opzoeken in het VHP?
Het geheim van het onderzoek staat geen gegevensuitwisseling in de weg wanneer dit wettelijk geregeld is. De wettelijke basis is hier artikel 80 van
...
het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving van 14 juli 2023, gecombineerd met artikel 8 van het BVR over de digitalisering van de handhaving van diverse Vlaamse regelgeving.
...
In hoofde van de personen die langs deze weg kennis nemen van het proces-verbaal geldt een strikte geheimhoudingsplicht, waarvan de miskenning aanleiding kan geven tot strafsancties. Bovendien worden alle opzoekingen gelogd: er wordt steeds bijgehouden wie welke informatie opzoekt en raadpleegt.
Lees ook:
https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/x/m4CUDg
Indien het BVR wordt goedgekeurd, zullen alle gemeentelijke handhavers met bevoegdheden voor onroerend erfgoed OF varend erfgoed OF DABM OF VCRO of Vlaamse Codex Wonen, al die PV's en verslagen van vaststelling kunnen zien in de handhavingsbibliotheek (implementatie 04-2024). Maar wat als de inhoud van het PV echt confidentieel is?
De ambitie is inderdaad om zoveel mogelijk transparantie te creëren over elkaars PV's en verslagen van vaststelling.
We verwijzen in dat verband ook naar deze
...
inhoud:
https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/x/m4CUDg
Los daarvan kunnen er zich omstandigheden voordoen die vereisen dat de inhoud van een PV echt confidentieel moet blijven, bijvoorbeeld indien een functiehouder, die normaliter ook toegang heeft tot de handhavingsbibliotheek, zelf een ernstig misdrijf heeft gepleegd dat opgenomen werd in een PV, en waarbij hij of zij dus als vermoedelijke overtreder bepaalde inhoudelijke zaken niet mag zien.
Precies voor deze omstandigheden, die uitzonderlijk zijn, werd beslist een nieuw type toe te voegen aan de lijst 'type PV'. Naast 'aanvankelijk' en 'navolgend' zal ook het type 'navolgend - besloten communicatie OM' kunnen opgenomen worden vanaf eind januari 2024.
PV's en verslagen van vaststelling die onder dit label worden opgeladen, zullen niet zichtbaar zijn voor anderen in de handhavingsbibliotheek en dus ook niet in het sanctieregister.
Deze manier van werken is dus louter bedoeld voor uitzonderlijke gevallen. Er worden regelmatig controles uitgevoerd op overmatig gebruik hiervan.
Gegevensuitwisseling is wederkerig, en veronderstelt dat men ook bereid is zijn eigen gegevens te delen
...
Wordt de kennisgeving van het PV aan de overtreder via het VHP beschouwd als een beveiligde zending?
Ja, want ofwel krijgt de overtreder de kennisgeving toe via het VHP in zijn / haar E-box, ofwel via aangetekend schrijven. Dit voldoet aan de definitie van een beveiligde zending.
Hoe kan een inspecteur / toezichthouder / verbalisant zijn dossier naar een specifiek parket kennisgeven in het VHP?
In de tab ‘belanghebbenden’ kan je ‘parket’ aanvinken als soort rechtspersoon.
Naast het veld ‘ondernemingsnummer’ kan je dan op het informatie symbooltje klikken om naar de ‘public search’ te gaan, en daar het vestigingsnummer van het gewenste parket te zoeken. Aangezien de parketten niet altijd eenvoudig te vinden zijn op de ‘public search’, hebben we een kieslijst voorzien in het VHP om het juiste parket gemakkelijk te kunnen selecteren.
Indien men een kennisgeving doet aan een vestigingseenheid, aan wie wordt deze gericht?
Deze wordt gericht aan het gekoppelde KBO nummer. De onderneming krijgt de kennisgeving dan via e-Box Ondernemers.
Momenteel aanvaardt de Magda Documentendienst enkel kennisgevingsaanvragen tot maximum 30 MB. Is het voorzien dat die grootte stijgt? En wat als onze kennisgeving groter is dan 30 MB?
Het VHP team heeft gevraagd aan de Magda Documentendienst of de grootte die zij aanvaarden kan opgetrokken worden, maar heeft tot hiertoe geen bevestiging ontvangen hierover.
Er kunnen in totaal 6 stukken tegelijk kennisgegeven worden. Indien de totale bestandsgrootte meer dan 30 MB is lukt dat niet. U kan dan proberen om het bestand te verkleinen door de inhoud zelf te bewerken. U kan er ook voor kiezen om minder stukken tegelijk te verzenden om onder de grens van 30 MB te geraken. De te grote bestanden kan u zelf afdrukken en alsnog via de post versturen. Let er hier wel bij op dat u het geborgde bestand vanuit het VHP gebruikt, in PDF formaat en met een zegel, in plaats van het originele document.
Meer informatie over MAGDA Documentendienst kan u hier terugvinden: https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/MG/pages/2027257966/FAQ+en+juridische+verduidelijking+Documentendienst .
Kan je, wanneer je kennis geeft via het VHP, ook een bewijs van ontvangst opvragen?
...
.
...
...
Papier statussen:
In
...
Afgedrukt
...
Verzonden
Bij “aangetekend” met of zonder ontvangstbewijs kan je de track en trace raadplegen.
...
Gefaald
eBox statussen:
Zichtbaar in de eBox
Niet zichtbaar in de eBox
Gelezen
Niet gelezen
...
het VHP kan je als belanghebbende een overheidsdienst ingeven door te zoeken op de OVOcode. Maar wat als we de OVOcode niet kennen?
Indien de OVOcode niet gekend is, kan u deze opzoeken via Wegwijs - Organisaties en vervolgens ingeven in het VHP. De link naar de Wegwijs werd opgenomen via een tooltip
...
in het VHP
...
Als je bij een kennisgeving op “Meer details” klikt krijg je meer details. Om een zending te laten doorgaan zijn er enkele belangrijke aandachtspunten. Als alle voorwaarden in orde zijn zal de zending automatisch verdergezet worden.
De stukken moeten geborgd zijn.
...
.
...
De ontvanger moet een adres hebben.
Indien de ontvanger voorzien is van een INSZ/KBO/VE of OVO-code zal dit altijd zo zijn. Mogelijks zijn we deze gegevens nog aan het ophalen uit de authentieke bron. Die status kan je controleren bij de belanghebbende zelf.
Indien de ontvanger niet geïdentificeerd is moet er een adres aan toegevoegd zijn om te kunnen kennisgeven.
In alle gevallen kan je dit remediëren door gebruik te maken van een correspondentie adres.
...
Wat indien ik lokale regelgeving moet toevoegen?
Verwijs naar het artikel uit het decreet dat spreekt over de lokale regelgeving (vanuit de Vlaamse Codex) en voeg de specifieke regelgeving tekstueel toe in de omschrijving.
Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van het VHP?
...
Er zijn enkel kosten verbonden aan het uitvoeren van de analoge kennisgeving.
Zie: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/109477895/FAQ+-+kennisgeving+en+notificatie#Zijn-er-kosten-verbonden-aan-de-kennisgeving-via-het-VHP%3F
Kunnen er exports worden gedaan op de databank? Zit hier rapportage in?
Een rapporteringsfunctionaliteit zal later voorzien worden.
Moet er voor elk feit of PV een handhavingsdossier opgesteld worden? Of kan een handhavingsdossier ook op bedrijfsniveau zijn, waar verschillende vaststellingen/PV's over de tijd heen onder kunnen gezet worden?
Er kunnen meerdere vastgestelde feiten opgenomen worden in een handhavingsdossier. Vastgestelde feiten die op een later tijdstip worden vastgesteld maar betrekking hebben op eerdere vastgestelde feiten kunnen in eenzelfde handhavingsdossier opgenomen worden. Vastgestelde feiten die geen betrekking hebben op eerdere vastgestelde feiten, dienen in een nieuw handhavingsdossier opgenomen worden, dit om latere opzoekingen en vervolgingen overzichtelijk te houden.
De kieslijsten verspringen waardoor ik geen optie kan selecteren. Wat nu?
Als je inzoomt of uitzoomt op de pagina (>90% of <130%) dan verspringen de kieslijsten en kan je de juiste optie niet selecteren. Dit is te wijten aan de browser zelf. Ga naar de puntjes rechts bovenaan je scherm en zet je zoom op 100%
...
Binnen welke termijnen zullen berichten via MAGDA Documentendienst afgeleverd worden?
Hieronder vindt u een overzicht van de termijnen die vooropgesteld worden voor het afleveren van berichten:
Communicatie via eBox: berichten verstuurd via eBox worden binnen het uur afgeleverd
Communicatie via BPost
Standaard verzending: berichten die voor 18u aan de MAGDA Documentendienst aangeboden werden, zullen de volgende werkdag opgehaald worden door BPost. Voor een standaard briefwisseling wordt vervolgens een termijn van 3 werkdagen vooropgesteld.
Aangetekende verzending: berichten die voor 18u aan de MAGDA Documentendienst aangeboden werden, zullen de volgende werkdag opgehaald worden door BPost. Voor een aangetekende verzending wordt een termijn van 1 werkdag vooropgesteld.
...
.
Hoe zit het met de toekenning van PV-nrs bij het opladen van PV’s op het handhavingsplatform? Soms wordt het PV-nr pas ontvangen nadat het PV naar het Parket of Politie werd gestuurd. Lost het VHP dit op?
Het PV-nr is een optioneel veld, dat achteraf nog kan aangevuld worden.
Dat gebeurt niet automatisch. In 1 handhavingsdossier kunnen meerdere PV’s zitten.