Home
Terug naar algemene info over VHP
Terug naar overzicht veelgestelde vragen
Overzicht van vragen:
Welke documenten kunnen en/of moeten in het VHP opgenomen worden?
Er bestaan veel verschillende types documenten m.b.t. handhaving. In eerste instantie geldt er enkel een verplichting om de PV's, verslagen van vaststelling en beslissingen rond sanctieprocedures digitaal in te voeren in het VHP, en ook de bijlagen en kennisgeving daarrond. De datum waarop dit verplicht wordt, wordt via besluit van de Vlaamse Regering vastgelegd.
Technisch kunnen er al heel wat andere documenttypes ingevoerd worden, al is dat niet verplicht. Ze kunnen momenteel enkel gelinkt worden aan een vastgesteld feit, en kunnen ook al kennisgegeven worden via het platform. Stukken waarin bijvoorbeeld maatregelen vermeld staan, kunnen nog niet aan bepaalde maatregelen gekoppeld worden. Dat is voorzien voor later.
Dit zijn de types bestuursdocumenten die nu al kunnen ingegeven worden:
Aanmaning
Administratief verslag
Administratieve beroepsbeslissing
Afzonderlijke notariële akte
Attest van uitvoering of doorhaling
Bekrachtigingsbeslissing
Beslissing beboetingsinstantie
Beslissing op handhavingsverzoek
Bestuursdocument
Beveiligingsbeslissing
Controleverslag
Geïntegreerde beslissing
Gerechtelijke beroepsbeslissing
Handhavingsverzoek
Herstelbeslissing
Herstelschikking
Herstelvordering
Kennisgeving beboetingsinstantie
Kennisgeving herstelinstantie
Opheffing of hervorming herstel-/beveiligingsbeslissing
Proces verbaal
Schriftelijke raadgeving
Verslag van vaststelling
Waarschuwing
Deze lijst is finaal en wordt niet meer aangevuld. Indien uw organisatie andere types in gebruik heeft, kan u deze types intern matchen met de types in het VHP.
Welke documenten vereisen een digitale handtekening in het VHP, en op welk niveau?
In een eerste instantie wordt het verplicht om alle PV's, verslagen van vaststelling, en sanctiebeslissingen digitaal in te voeren in het VHP. Binnen deze scope is er een verplichting om alle EIGEN documenten die opgeladen worden, eerst te voorzien van een e-ID ondertekening. Later zullen alle EIGEN documenten hiervan voorzien moeten worden.
Documenten die je van een andere partij krijgt moeten niet e-ID ondertekend zijn.
Bijvoorbeeld: je maakt een PV op en wil daarbij extra stukken toevoegen die het dossier verder stofferen, maar die niet door jouw dienst opgemaakt zijn. In dat geval laad je alles op, maar wordt enkel het PV e-ID ondertekend.
Na oplading zal het VHP het INSZ-nummer of de volledige handtekening (dit laatste moet nog geïmplementeerd worden en is op verzoek) verwijderen, zodat bijvoorbeeld identiteitsfraude onmogelijk wordt. Het VHP zal vervolgens een zegel toevoegen, wat de integriteit van het document garandeert.
Wat wordt aanvaard als een digitale handtekening?
Een gekwalificeerde elektronische handtekening (= QES) is een elektronische handtekening die voldoet aan de Europese eIDAS-verordening (Verordening nr. 910/2014) voor elektronische transacties binnen de interne Europese markt. Zij maakt het mogelijk om het auteurschap van een verklaring te verifiëren bij de elektronische uitwisseling van gegevens over een lange periode. Een QES kan worden beschouwd als digitaal equivalent van handgeschreven handtekeningen. In het kader van het ‘Vlaams Handhavingsplatform’ wordt bijkomend geverifieerd of het een Belgische elektronische handtekening betreft (via controle op Belgisch root CA).
Het belangrijkste voorbeeld van een gekwalificeerde elektronische handtekening is de ondertekening via eID of via de Itsme-applicatie.
Digitaal Vlaanderen bied het Digitaal Tekenplatform (ook wel de handtekenmap genoemd) aan om het plaatsen van een gekwalificeerde handtekening te vereenvoudigen. Meer info rond het Digitaal Tekenplatform is hier terug te vinden.
Gaan bijlagen aan een PV apart en niet e-id ondertekend kunnen toegevoegd worden? Of dient alles in één pdf te zitten? Indien de bijlagen apart opgeladen kunnen worden, kan je dan enkele bijlagen aanvinken die enkel t.a.v. het parket opgeladen worden en niet aan de overtreder worden overgemaakt?
Bijlagen kunnen inderdaad apart, niet e-ID ondertekend toegevoegd worden. Enkel het PV zelf dient e-ID ondertekend te zijn als dit opgesteld werd door de eigen entiteit. Aparte bijlagen kunnen enkel naar het parket kennisgegeven worden indien gewenst. Je doet eerst een kennisgeving aan het parket en vinkt maximaal 6 documenten aan en daarna doe je een kennisgeving aan de overtreder en vinkt er bijvoorbeeld maar 2 aan. Dit wordt uitgelegd in de training.
We raden aan documenten niet te bundelen in 1 bestand.
Moeten er ook PV's en verslagen van vaststelling uit het verleden in het VHP worden ingevoerd?
Volledig afgesloten dossiers of bestaande dossiers waarvoor geen vervolgingsbeslissing wordt opgenomen, moeten niet in het VHP ingevoerd worden.
Alle nieuwe en lopende dossiers moeten volledig in het VHP worden ingevoerd.
Stel bijvoorbeeld dat er een PV wordt opgesteld door een organisatie kort vóór de datum waarop deze moet instappen in het VHP - en de PV dus nog niet invoert in het VHP - maar dat de beboetingsinstantie wel al ingestapt is op het moment dat ze de overtreder wil vervolgen, dan moet de beboetingsinstantie teruggrijpen naar de initiële stukken en deze alsnog invoeren in het VHP. De PV zal dan zonder e-ID ondertekening ingevoerd kunnen worden, maar de sanctiebeslissing moet wel e-ID ondertekend zijn.
Elk document dat wordt opgeladen in het VHP wordt “geborgd”. Wat houdt dat in?
Dat houdt in dat het origineel document beveiligd bewaard wordt, en dat de identificatiegegevens van de eID van het document gehaald worden, indien het document eID ondertekend is.
Er wordt een afgeleid document beschikbaar gesteld in PDF formaat, dat inhoudelijk identiek is aan het origineel, en dat door middel van een zegel verwijst naar het Vlaams Handhavingsplatform dewelke de authentieke bron is van het origineel. Het afgeleid document wordt voorzien van een gekwalificeerd certificaat en heeft een gelijke bewijswaarde als het originele document.
Waarom worden documenten geborgd in het VHP?
De belangrijkste reden is dat we onze digitale documenten beveiligd, leesbaar, niet-manipuleerbaar en permanent willen bewaren, een uitdaging die niet evident is voor iedere inspectiedienst of lokaal bestuur. Onder andere omwille van schaalredenen heeft de Vlaamse Overheid dus beslist om dit te voorzien in het platform.
Daarnaast brengt de borging nog een aantal belangrijke voordelen mee voor de Vlaamse Overheid.
Wanneer iemand een document tekent met een eID is zijn / haar rijksregisternummer zichtbaar op het PDF document. Dankzij het borgingsproces kunnen alle verwijzingen naar een eID worden verwijderd van het document.
Door de borging wordt de authenticiteit van de (eID-ondertekende) handhavingsstukken gewaarborgd, en door het aanbrengen van een zegel wordt ook de integriteit van een document gewaarborgd.
Zijn er verschillende soorten zegels die door het VHP voorzien kunnen worden? Hoe zien ze eruit? Vormen die zegels een garantie dat het document van het VHP afkomstig is?
Er zijn twee verschillende zegels.
Een document dat voorzien was van een eID ondertekening zal een zegel krijgen dat aangeeft dat het VHP kan valideren dat het origineel document geborgd is:
Een document dat niet voorzien was van een eID ondertekening zal een zegel krijgen dat aangeeft dat het VHP de versie, die de handhavingsdienst gebruikt, geborgd heeft:
Bij twijfel of een document afkomstig is van het Vlaams Handhavingsplatform kan je het certificaat controleren dat aan het document gekoppeld is. Dat certificaat is gelijk voor alle documenten, ongeacht of ze eID ondertekend zijn of niet.
Indien er nog twijfel bestaat neem je best contact op. Contact info - Vlaams Handhavingsplatform - Confluence (atlassian.net)
Als er controles gedaan worden zonder schendingen vast te stellen, wordt hier dan een handhavingsdossier voor aangemaakt met een controleverslag, of is dat niet de bedoeling?
Er zal in eerste instantie enkel een verplichting zijn om PV’s en verslagen van vaststelling op te laden, die onder één van de decreten in scope vallen. Voor de data vanaf wanneer die verplichting geldt, en voor wie, verwijzen we naar deze pagina. Om dergelijke documenten op te laden, moet er eerst een handhavingsdossier aangemaakt worden. Dat gaat niet anders. Indien er overgegaan wordt tot vervolging, dan wordt er een sanctiedossier gecreëerd. Hieraan kunnen ook specifieke documenten gekoppeld worden. Ieder document moet, met andere woorden, onder een handhavings- en of sanctiedossier hangen. Het zal al toegelaten zijn om andere documenttypes op te laden in een handhavingsdossier, zoals bijvoorbeeld controleverslagen. Deze zullen ook kennisgegeven kunnen worden. Sommige zaken zullen echter nog niet mogelijk zijn voor die andere documenten, bijvoorbeeld ze koppelen aan herstelmaatregelen.
Het VHP geeft als melding 'niet-vertrouwd' wanneer ik een document probeer te openen. Wat wil dat zeggen? Is dat gevaarlijk?
De melding 'niet-vertrouwd' verschijnt wanneer er geen internet verbinding is voor de initiële trust. Er is dus geen gevaar. De gebruiker dient zijn internet verbinding te checken en opnieuw te proberen.