FAQ - kennisgeving en notificatie

Home
Terug naar algemene info over VHP
Terug naar overzicht veelgestelde vragen

Overzicht van vragen:

Wat wordt met ‘1 kennisgeving’ bedoeld? PV + bijlages?

Met een kennisgeving worden alle stukken die naar een belanghebbende verstuurd/kennis gegeven dienen te worden bedoeld. Ook de bijlagen. Voor een kennisgeving kunnen er maximum 6 documenten geselecteerd worden onafhankelijk van het type document (PV/bijlage/begeleidend schrijven/…). U kan 1 kennisgeving vergelijken met 1 enveloppe die u thuis in uw brievenbus ontvangt van bpost, met daarin een aantal bladzijden.

Wat met een begeleidend schrijven bij een PV? Moet dit als bijlage bij de kennisgeving?

Een begeleidend schrijven dient als apart document (bijlage) toegevoegd te worden aan de kennisgeving. Het begeleidend schrijven telt effectief als 1 van de 6 documenten van een kennisgeving.

U kan een begeleidend schrijven toevoegen als bestuurstype ‘bestuursdocument’. Dit zal daardoor wel zichtbaar zijn in de aansluitertoepassing, maar niet in de handhavingsbibliotheek, waarin enkel documenten met als bestuurstype ‘PV’ of ‘verslag van vaststelling’ kunnen gezien worden.

Zie ook FAQ | Welk type bestuursdocument toekennen bij opladen.

Hoe kan een inspecteur / toezichthouder / verbalisant zijn dossier naar een specifiek parket kennisgeven in het VHP?

In de tab ‘belanghebbenden’ kan je ‘parket’ aanvinken als soort rechtspersoon.
Naast het veld ‘ondernemingsnummer’ kan je dan op het informatie symbooltje klikken om naar de ‘public search’ te gaan, en daar het vestigingsnummer van het gewenste parket te zoeken. Aangezien de parketten niet altijd eenvoudig te vinden zijn op de ‘public search’, hebben we een kieslijst voorzien in het VHP om het juiste parket gemakkelijk te kunnen selecteren.

Ik wens een kennisgeving te doen naar een persoon die niet de vermoedelijke overtreder is (bvb. eigenaar van een pand). Kan dit?

Open

De eenvoudigste methode om een kennisgeving te doen naar een persoon die niet de vermoedelijke overtreder is, is deze persoon toch te registeren onder de belanghebbenden met als categorie ‘Andere’.
Hierdoor kan u bij het maken van een kennisgeving deze belanghebbende rechtstreeks selecteren uit de keuzelijst.

Open

Een tweede mogelijkheid is de eigenaar in te geven bij de kennisgeving zelf. Na het selecteren van de stukken kan u via ‘Nieuwe belanghebbende’ deze persoon of organisatie ingeven. Deze zal niet geregistreerd worden onder het dossier en enkel gebruikt worden voor de kennisgeving.

Onder belanghebbende kan u dus meer dan alleen de vermoedelijke overtreder toevoegen. Onder de categorie ‘Andere’ kan u bijvoorbeeld de eigen van een pand of een advocaat die u wenst aan te schrijven toevoegen.

Indien men een kennisgeving doet aan een vestigingseenheid, aan wie wordt deze gericht?

Deze wordt gericht aan het gekoppelde KBO nummer. De onderneming krijgt de kennisgeving dan via e-Box Ondernemers.

De Magda Documentendienst aanvaart enkel kennisgevingsaanvragen tot maximum 30 MB en met maximaal 6 stuks. Is dat zo voor verzending op papier én ebox? Is het voorzien dat die grootte stijgt?

Er kunnen in totaal 6 stukken tegelijk kennisgegeven worden.

• In geval van verzending per bpost mag de totale bestandsgrootte max 30 MB bedragen. Zit u daarboven, dan kan u proberen om het bestand te verkleinen door de inhoud zelf te bewerken. U kan er ook voor kiezen om minder stukken tegelijk te verzenden om onder de grens van 30 MB te geraken. De te grote bestanden kan u zelf afdrukken en alsnog via de post versturen. Let er hier wel bij op dat u het geborgde bestand vanuit het VHP gebruikt, in PDF formaat en met een zegel, in plaats van het originele document.

• In geval van verzending via ebox is de maximum bestandsgrootte 7 MB.

Momenteel wordt met de partners gekeken naar de mogelijke oplossingen voor de huidige limieten.

Meer informatie over MAGDA Documentendienst kan u hier terugvinden: https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/MG/pages/2027257966/FAQ+en+juridische+verduidelijking+Documentendienst .

Wat indien voor een kennisgeving het aantal te verzenden documenten (>6) of de totale grootte van de afgeleide documenten(>30MB) te groot is? Hoe moeten we hiermee omgaan?

Indien u een kennisgeving wenst te doen met meer dan 6 documenten of een totale bestandsgrootte van de afgeleide documenten groter dan 30MB, is dit momenteel niet rechtstreeks mogelijk.

Enerzijds kan u sommige stukken samenvoegen tot één stuk (bijvoorbeeld twee bijlages) vooraleer deze op te laden in het VHP. Zo zijn er in totaal minder stukken die u dient te selecteren om kennis te geven.
Er bestaan gratis applicaties om PDF bestanden in een paar seconden tijd samen te voegen, bijvoorbeeld

• AllPDFtools, en klik dan door naar ‘merge PDF’.

  • Voor een demo, bekijk het einde van het filmpje dat u hier vindt:
    https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/109477895/FAQ+-+kennisgeving+en+notificatie#Hoe-kan-ik-er-zelf-voor-zorgen-dat-de-stukken-zo-klein-mogelijk-zijn-(gezien-de-huidige-limiet-van-30MB-voor-de-totale-bestandsgrootte-van-een-kennisgeving)%3F

• PDFsam

• MergePDF.

Anderzijds kan u de uit te voeren kennisgeving opsplitsen in twee (of meer) kennisgevingen. U dient zelf te bepalen hoe u de kennisgeving opsplitst. De twee (of meer) kennisgevingen komen dan in aparte brieven toe. Zonder begeleidend schrijven kan dit mogelijks verwarrend zijn. U kan per kennisgeving het begeleidend schrijven als eerste document van de kennisgeving selecteren om verwarring te vermijden. Dankzij het begeleidend schrijven weten de bestemmelingen dat alle kennisgevingen betrekking hebben tot hetzelfde dossier. Wees u ervan bewust dat in het geval van een aangetekende zending de kost per kennisgeving moet betaald worden.  

Voorbeeld: u wenst een kennisgeving te doen van 10 stukken. Geen van deze stukken kunnen samengevoegd worden vooraleer op te laden in het VHP. U stelt een begeleidend schrijven op waarin een overzicht van de 10 betrokken stukken wordt gegeven en de melding dat de kennisgeving a.d.h.v. een opgesplitste kennisgeving zal gebeuren. U verstuurt 2 kennisgevingen met telkens het begeleidend schrijven als eerste stuk van de kennisgeving. Kennisgeving 1 bevat het begeleidend schrijven met stuk 1 t.e.m. 5. Kennisgeving 2 bevat hetzelfde begeleidend schrijven met stuk 6 t.e.m. 10.

Voor het beperken van bestandsgroottes, lees ook https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/109477895/FAQ+-+kennisgeving+en+notificatie#Hoe-kan-ik-er-zelf-voor-zorgen-dat-de-stukken-zo-klein-mogelijk-zijn-(gezien-de-huidige-limiet-van-30MB-voor-de-totale-bestandsgrootte-van-een-kennisgeving)%3F.

Hoe kan ik er zelf voor zorgen dat de stukken zo klein mogelijk zijn (gezien de huidige limiet van 30MB voor de totale bestandsgrootte van een kennisgeving)?

Momenteel wordt met de partners gekeken naar de mogelijke oplossingen voor de huidige limieten.
Tips die u ondertussen kan toepassen om de stukken zo klein mogelijk te maken vooraleer het stuk op te laden in het VHP zijn:

• Maak een PDF bestand kleiner:

  • AllPDFtools, en klik dan door naar ‘compress PDF’

  • PDF-compressietool: PDF-bestanden gratis online comprimeren (Adobe Acrobat)

• Voeg een foto of logo als JP(E)G toe aan een bestand (bvb. Word). Dit bestandstype is typisch kleiner dan bitmap of BMP.

• Andere tips om een Word bestand te verkleinen vind je hier.

• Als je iets inscant, kies dan voor een lagere resolutie

Bekijk hier onze demo van 6':

Wordt de kennisgeving van het PV aan de overtreder via het VHP beschouwd als een beveiligde zending?

Ja, want ofwel krijgt de overtreder de kennisgeving toe via het VHP in zijn / haar E-box, ofwel via aangetekend schrijven. Dit voldoet aan de definitie van een beveiligde zending.

Hoe weten we of een aangetekende zending via het VHP succesvol uitgevoerd werd? Kan je een bewijs van ontvangst opvragen?

Indien men in het VHP ingeeft dat de verzendwijze aangetekend is, dan kan de kennisgeving uitgevoerd worden op papier of via e-box indien de overtreder die geactiveerd heeft.

1) Via e-box
Zendingen die via e-box worden afgeleverd kunnen opgevolgd worden in het platform zelf, via het veld ‘meer informatie’ , naast het stuk. Er wordt aangegeven wanneer het verzonden geweest is en of het gelezen is. In concreto worden er 2 statussen vermeld, namelijk zichtbaar / niet zichtbaar en gelezen / niet gelezen.

2) Op papier

Voor aangetekende zendingen op papier ontvangen we van bpost een uricode (track en trace). Deze informatie is aanwezig op de kennisgeving en laat toe de aangetekende zending op te volgen. De uricode wordt vermeldt bij het stuk in het VHP: u kan deze raadplegen via ‘meer informatie’ , naast het stuk.
De ontvangstdatum kan ingebracht worden vermits de ontvangstmelding door de post naar de afzender verstuurd wordt.

Een aangetekende zending op papier kan met of zonder ontvangstbewijs verstuurd worden. Het is in beide gevallen zeer belangrijk om als afzender je eigen naam en adres duidelijk te vermelden op de zending.

• Zonder ontvangstbewijs:

  • Indien de brief wordt opgehaald, dan krijgt de verzender geen bericht.

  • Indien de brief niet wordt opgehaald binnen de 15 kalenderdagen, dan krijgt de verzender de brief terug.

• Met ontvangstbewijs:

  • Na aftekening stuurt bpost het ontvangstbewijs naar de afzender. Het ontvangstbewijs is niet online beschikbaar.

  • Als de bestemmeling niet thuis is, laat de postbode een afwezigheidsbericht achter. De bestemmeling heeft dan 15 kalenderdagen tijd om je aangetekende zending met ontvangstbewijs af te halen. Doet hij dat niet, dan wordt deze terug naar de verzender gestuurd.

Overzicht van de mogelijke statussen van een kennisgeving, in het VHP:

Indien een kennisgeving via papier én ebox werd uitgevoerd, dan staat er naast het veld ‘soort bezorging’: papier en ebox.

Aan welke voorwaarden moet voldaan zijn om een kennisgeving te kunnen doen?

Om een zending te laten doorgaan zijn er enkele belangrijke aandachtspunten. Als alle voorwaarden in orde zijn zal de zending automatisch verdergezet worden.

• De stukken moeten geborgd zijn.

  • Dit proces loopt achter de schermen en kan je niet beïnvloeden. Indien dit te lang op “In Behandeling” staat mag je ons steeds contacteren.

• De ontvanger moet een adres hebben.

  • Indien de ontvanger voorzien is van een INSZ/KBO/VE of OVO-code zal dit altijd zo zijn. Mogelijks zijn we deze gegevens nog aan het ophalen uit de authentieke bron. Die status kan je controleren bij de belanghebbende zelf.

  • Indien de ontvanger niet geïdentificeerd is moet er een adres aan toegevoegd zijn om te kunnen kennisgeven.

  • In alle gevallen kan je dit remediëren door gebruik te maken van een correspondentie adres.

Als je bij een kennisgeving op “Meer details” klikt krijg je meer details:

Wanneer een kennisgeving via e-box afgeleverd wordt, wordt ze momenteel ook nog analoog afgeleverd. Waarom? Hoelang duurt dat nog? En moet de verzender die analoge verzending betalen?

Sommige gebruikers van het platform hebben expliciet gevraagd om de kennisgeving momenteel ook nog analoog uit te voeren indien e-box wordt gebruikt, omdat ze merken dat heel wat mensen vandaag nog niet de gewoonte hebben om hun e-box regelmatig te consulteren. Dit kan zijn omdat ze er nog niet vaak iets in ontvangen, of omgekeerd, omdat ze er al teveel in ontvangen. Bijvoorbeeld, heel wat burgers die hun e-box activeerden, krijgen vandaag ook al informatie over hun pensioen, over de tussenkomst van hun mutualiteit na ieder doktersbezoek, enz. Heel wat VHP aansluiters willen niet riskeren dat hun kennisgeving in de realiteit niet of veel te laat gezien wordt door de bestemmeling in zijn of haar e-box. De beslissing om die kennisgevingen dus tijdelijk ook nog analoog uit te voeren, is niet direct gelinkt aan het VHP zelf, maar eerder aan het feit dat we in Vlaanderen door een grote verandering op vlak van digitalisering gaan, en dat iedere Vlaming daar anders mee omgaat. Het kan zijn dat er in de loop van 2024 beslist wordt om het anders aan te pakken, maar dat weten we vandaag nog niet. Bij verandering zal u geïnformeerd worden.

De entiteit die de kennisgeving lanceert draagt inderdaad die verzendingskost, maar die kost is niet hoger dan vóór de ingebruikname van het VHP. Het was voordien al zo dat een aantal stukken kennisgegeven moesten worden naar bepaalde belanghebbenden. Dit wordt grotendeels decretaal bepaald. De kost zal mogelijks zelfs dalen voor de aansluiters omdat de Vlaamse Overheid heel wat kennisgevingen kan bundelen via de Magda Documentendienst en dus volumekortingen kan bedingen bij IPEX / bpost. Doorgaans kunnen onze aansluiters afzonderlijk niet komen tot de kortingen die de VO wel kan krijgen.

Zijn er kosten verbonden aan de kennisgeving via het VHP?

Het gebruik van het Vlaams Handhavingsplatform is gratis. Wanneer u een PV oplaadt bijvoorbeeld, hoeft u die niet meer uit te printen en te versturen via de post: de MAGDA Documentendienst neemt dat verzendingsaspect volledig over. Het gebruik van de Documentendienst op zich via het VHP is volledig gratis. Enkel de externe kosten voor analoge verzendingen (print- en postkosten) zijn betalend, dus de kost van de postzegels bij bpost + de aankoop van papier en omslagen en inktpatronen ‘verschuift’ naar een kost aangerekend door IPEX (Bpost) via MAGDA. U ontvangt hiervoor maandelijks een factuur. Verzendingen via e-box zijn gratis.

Binnen welke termijnen zullen berichten via MAGDA Documentendienst afgeleverd worden?

Hieronder vindt u een overzicht van de termijnen die vooropgesteld worden voor het afleveren van berichten:

• Communicatie via eBox: berichten verstuurd via eBox worden binnen het uur afgeleverd

• Communicatie via BPost

  • Standaard verzending: berichten die voor 18u aan de MAGDA Documentendienst aangeboden werden, zullen de volgende werkdag opgehaald worden door BPost. Voor een standaard briefwisseling wordt vervolgens een termijn van 3 werkdagen vooropgesteld.

  • Aangetekende verzending: berichten die voor 18u aan de MAGDA Documentendienst aangeboden werden, zullen de volgende werkdag opgehaald worden door BPost. Voor een aangetekende verzending wordt een termijn van 1 werkdag vooropgesteld.

Meer informatie over MAGDA Documentendienst kan u hier terugvinden: .

Is een onboarding bij MAGDA Documentendienst uit het verleden voldoende voor het VHP?

Indien u in het verleden reeds een onboarding bij de MAGDA Documentendienst hebt doorlopen in een ander kader dan het VHP, dient u nog steeds een onboarding bij de MAGDA Documentendienst te doen in het kader van het VHP. Dit omdat een opzet voor het Vlaams Handhavingsplatform verschillend is van eerdere aansluitingen bij de MAGDA Documentendienst en opdat u via het VHP juridisch en technisch correct de verzendingen zou kunnen doen.

U dient een bijkomend aansluitingsformulier in te dienen. U kan de bijhorende instructies voor het doorlopen van de aansluitingsaanvraag terugvinden op de pagina .

Als u bovenaan het formulier aanduidt dat de aanvraag kadert binnen het VHP, krijgt u een enigszins vereenvoudigd formulier. Indien u reeds aangesloten bent op eBox Burger en Onderneming, dient de onboarding hiervan niet opnieuw hernomen te worden. Ook de toetredingsovereenkomst dient u niet opnieuw te bezorgen. Indien het logo van de eerdere aansluiting mag hergebruikt worden, mag u dit vermelden in de bijkomende opmerkingen tijdens het indienen van het formulier.

Is een aansluiting op MAGDA Documentendienst verplicht? Mogen we de kennisgevingen zelf blijven doen, buiten het VHP om?

De aansluiting op de MAGDA Documentendienst is een noodzakelijke voorwaarde voor aansluiting op het ‘Vlaams Handhavingsplatform’. De administratieve afhandeling dient via de Magda Documentendienst te gebeuren. Volgens de BVR (Besluit Vlaamse Regering) moeten de documenten in het VHP zitten en moeten deze ook via het VHP (en dus de Magda Documentendienst) kennisgegeven worden. Als dat niet zo gebeurt is er geen spoor van die kennisgeving in het VHP.

Het is enkel te overwegen om het zelf te doen indien u bijvoorbeeld met een heel zwaar document zit waarvan de kennisgeving niet kàn gebeuren via het VHP. In dat geval moet de kennisgeving sowieso gebeuren met het afgeleide document uit het VHP: u laadt het document op, het VHP maakt er een PDF bestand van met het zegel, en dàt document met zegel verstuurt u.

Belangrijk: van zodra het KVH (Kaderdecreet Vlaamse Handhaving) volledig van kracht gaat, zijn de termijnen voor de beboeting i.k.v. kennisgevingen afhankelijk van het kennisgevingsmoment in het VHP. Het kennisgevingsmoment is bijgevolg het startschot van bepaalde termijnen die beginnen lopen (vervolging, beroep, verweer…). Voorlopig, zolang het KVH niet volledig van kracht is, moet de beboeting altijd wachten op de beslissing van het parket.

Is een aansluiting op MAGDA Documentendienst verplicht indien men zelf geen brieven verstuurt?

Er worden vanuit het ‘Vlaams Handhavingsplatform’ geen beperkingen opgelegd welke organisaties of eindgebruikers een kennisgeving kunnen versturen. Daarom wordt ook aan entiteiten die geen eigen brieven versturen gevraagd om de aansluiting op MAGDA Documentendienst in orde te brengen.

Indien een organisatie nu nog geen kennisgevingen verstuurt, zal dit in de nabije toekomst hoogstwaarschijnlijk wel het geval zijn in het kader van maatregelen. Wij raden bijgevolg aan dat elke organisatie zijn aansluiting tot de MAGDA documentendienst nu reeds in orde brengt. Dit bespaart tijdsdruk bij het aansluitingsproces.

Zolang u als organisatie geen kennisgeving (papieren verzending) uitvoert zullen er geen kosten gefactureerd worden aan uw organisatie.

Kan een organisatie een eigen printpartner aanduiden?

Kennisgeving via het Vlaamse Handhavingsplatform wordt steeds uitgevoerd via de MAGDA Documentendienst, onafhankelijk van de partij die de briefwisseling verstuurt. Het is daarom niet mogelijk om een eigen printpartner te selecteren.

De Magda Documentendienst onboarding is opgestart, maar nog niet afgerond. Kunnen we al kennisgevingen doen via het VHP? Moeten we in afwachting de kennisgeving nog zelf doen?

Kennisgevingen dienen steeds via het VHP te verlopen. Ook indien de onboarding nog lopende is, moet u de kennisgevingen reeds doen via het VHP. Zie FAQ Mogen we de kennisgevingen zelf blijven doen, buiten het VHP om? Voor meer informatie raadpleegt u .

Hoe wordt de layout van de briefwisseling via MAGDA Documentendienst bepaald?

• De inhoud van de brief die aangeboden wordt aan de MAGDA Documentendienst, blijft ongewijzigd.

• Aan elke brief wordt een voorblad voorzien waarop het logo afgedrukt wordt dat bij de aansluiting op de MAGDA Documentendienst gevraagd werd.

Een voorbeeld van het voorblad is hieronder te vinden.

De enveloppe waarin de brief verstuurd wordt, bevat een transparant venster links bovenaan. Hierdoor is het logo op het voorblad ook zichtbaar vanop de enveloppe. Een voorbeeld met het logo van ‘Vlaams Handhavingsplatform’ is hieronder terug te vinden. In de praktijk zal het logo van de verzender gebruikt worden, mits deze aangesloten is op de MAGDA Documentendienst.

Hoe worden de plannen die in bijlage zitten (bv. formaat A3, A2) afgedrukt? Is dit standaard op een A4 formaat? In kleur of zwart-wit?

Alle documenten worden in kleur afgeprint.

Momenteel kan met de MAGDA documentendienst enkel A4 documenten verzonden worden. Grotere formaten zullen niet volledig geprint worden. Het VHP project team is zich bewust van deze beperking, en werkt aan een oplossing.

Documenten die via BPost verzonden worden, krijgen een voorblad meegestuurd. Op dat voorblad wordt een link voorzien die verwijst naar de elektronische versie van de documenten. Deze elektronische versie zal wel leesbaar zijn. In uw briefwisseling kan u naar de elektronische versie van de documenten verwijzen als tijdelijke tussenoplossing.

Wanneer bijvoorbeeld een gemeentelijke verbalisant een handhavingsdossier in het VHP invoert i.k.v. Omgeving, dan is het noodzakelijk om de entiteit ‘Handhaving’ in te geven als beboetingsinstantie opdat Handhaving zou kunnen overgaan tot bestuurlijke vervolging. Volstaat het dat de verbalisant enkel die beboetingsinstantie ingeeft en daar een kennisgeving naar stuurt, om ook andere personen of diensten bij Omgeving te bereiken, bijvoorbeeld een GSI (gewestelijk stedenbouwkundig inspecteur)?

Nee. Wanneer de gemeentelijke verbalisant het dossier ingeeft, moet hij er goed op letten dat hij de juiste belanghebbenden invoert en vervolgens ook de juiste stukken kennisgeeft naar de juiste belanghebbenden, daarbij rekening houdend met de regelgeving.
Bijvoorbeeld: wanneer de gemeentelijke verbalisant een stakingsbevel uitvaardigt i.k.v. VCRO, dan moet dat PV volgens de regelgeving bekrachtigd worden door de GSI van de buitendienst van Handhaving. D.w.z. dat de gemeentelijke verbalisant de dienst van die GSI ook mee moet opnemen in de lijst van belanghebbenden, en daar een kennisgeving naar sturen.

M.a.w. hij moet ingeven:

• ‘Handhaving’ moet altijd ingegeven worden als ‘beboetingsinstantie’. Hij kan die in de kieslijst selecteren. Zij moeten enkel een kennisgeving ontvangen wanneer er een beslissing tot bestuurlijke vervolging overwogen moet worden.

• I.f.v. wat de regelgeving voorschrijft, moet er mogelijks ook een andere dienst van Omgeving ingegeven worden als ‘inspectiedienst’ of ‘herstelinstantie’.  Een GSI valt daar bijvoorbeeld onder. Je moet dus de Dienst van de GSI ingeven als ‘inspectiedienst’ bij de belanghebbenden, en vervolgens het stakingsbevel kennisgeven naar die Dienst. Dit zijn de OVO-codes (zie ook Wegwijs) die gebruikt kunnen worden voor de inspectiediensten en herstelinstanties van Omgeving:
  
  

• Andere belanghebbenden (zoals de eigen dienst, de vermoedelijke overtreder, het parket, ...) worden best ook meteen ingegeven bij de belanghebbenden. Enkel de nodige stukken worden naar hen kennisgegeven.