FAQ - machtigingen

Owned by françoise beckers
Last updated: Feb 19, 2024

Home
Terug naar algemene info over VHP
Terug naar overzicht veelgestelde vragen

 

Overzicht van vragen:

 

Voor welke gegevens dient uw organisatie een rijksregister- en kruispuntbank machtiging te hebben?

Uw organisatie heeft een rijksregistermachtiging nodig voor onderstaande gegevens, die we in het VHP capteren:

  • naam

  • voornamen

  • INSZ

  • verblijfplaats (enkel het hoofdadres)

  • geboortedatum

  • datum overlijden

Het VHP bevraagt het KSZ in geval de vermoedelijke overtreders via het BIS-nummer geïdentificeerd worden. De elektronische toegang tot de kruispuntbankregisters is steeds complementair aan het rijksregister: u kan toegang krijgen tot dezelfde informatie als juridisch gemachtigd werd door de beslissing van het rijksregister en in zoverre die informatietypes ook elektronisch raadpleegbaar / beschikbaar zijn in de kruispuntbankregisters over een persoon.

Wie heeft vandaag al welke machtiging?

We beschikken nog niet over een rijksregistermachtiging, wat nu?

Elke aansluitende organisatie is verantwoordelijk om de juiste machtigingen te hebben.
Indien uw organisatie geen machtiging heeft, zijn er 2 opties mogelijk:

  1. Uw organisatie kan zelf een rijksregistermachtiging aanvragen. De procedure is hier uitgelegd , en het correct in te vullen formulier vindt u hier.
    Dit proces kan erg lang duren dus begint u er best zo snel mogelijk aan.

  2. Uw organisatie kan mogelijks aansluiten op een kadermachtiging van het Agentschap Justitie en Handhaving. Om dit te doen moet het Agentschap de eigen rijksregistermachtiging, bekomen eind september 2023, eerst omvormen tot een kadermachtiging, waarna uw organisatie er zelf verder mee aan de slag gaat.
    Aan deze optie zijn wel een aantal risico’s verbonden. Ten eerste is de omvorming tot een kadermachtiging mogelijks een erg lang proces. Ten tweede heeft heeft de eigen rijksregistermachtiging van het Agentschap tot doel om een aantal gegevens op een nieuw platform te mogen ontsluiten, terwijl uw organisatie een machtiging nodig heeft voor specifieke (en vooral andere) doeleinden, zoals bijvoorbeeld opsporing, toezichthouden, … Indien u een dergelijke machtiging heeft, bent u automatisch ook in orde om het VHP te kunnen gebruiken.
    We kunnen op dit moment niet garanderen dat het rijksregister onze aanvraag zal aanvaarden, gezien de verschillende doeleinden.

We raden daarom ten sterkste aan aan uw organisatie om zelf stappen te ondernemen om een rijksregistermachtiging aan te vragen (optie 1).
In parallel bekijken wij toch of we een kadermachtiging kunnen bekomen.
Hou deze vraag in de gaten om op de hoogte te blijven over verdere updates.

 

We beschikken wel over een rijksregistermachtiging, maar deze dekt niet alle velden af, wat nu?

Elke aansluitende organisatie is verantwoordelijk voor het verifiëren van de bestaande machtiging en de aanvraag voor een uitbreiding wanneer nodig. Indien uw machtiging niet alle velden dekt, kan u ze uitbreiden op 2 manieren:

  1. U kan dit formulier invullen. U verwijst daarin naar uw bestaande rijksregistermachtiging en vraagt extra toegang tot de bijkomende velden op basis van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving. Tenslotte dient u dit in bij de rijksregisterinstantie via IPIB-RRN-Access@rrn.fgov.be met ons (VHP.support@vlaanderen.be) in kopie.

  2. Zie optie 2 in de vraag hierboven. Vergeet in dit geval niet te checken met het rijksregister of uw bestaande machtiging hierdoor geïmpacteerd wordt.

We beschikken al over een rijksregistermachtiging, maar nog niet over een KSZ-machtiging, wat nu?

Het bekomen van een KSZ-machtiging gaat relatief snel. Het volstaat om een e-mail te sturen in overleg met de functionaris voor gegevensbescherming / DPO of de juristen van het Agentschap Justitie en Handhaving, naar ivc@mail.fgov.be met melding “aanvraag complementaire elektronische toegang tot de Kruispuntbankregisters” met toevoeging van de eerder goedgekeurde beslissing rijksregister u toegekend in het kader van het betrokken wettelijke doeleinde. Uw aanvraag wordt dan besproken op het Informatieveiligheidscomité, op voorwaarde dat uw aanvraag minstens 2 weken op voorhand gestuurd werd. Die comités vinden maandelijks plaats.

Wat als we onze rijksregister- of kruispuntbankmachtiging niet hebben op het moment van de go-live?

Een rijksregister- en KSZ-machtiging is noodzakelijk voor alle velden die ontsloten worden in het platform. We weten echter dat het bekomen van een rijksregistermachtiging soms veel tijd vraagt.
Mocht jullie machtiging niet op tijd in orde zijn  -  laat dit dan aub ook weten via vhp.support@vlaanderen.be – kan er geen toegang gegeven worden en bent u genoodzaakt verder te werken met papieren PV’s en verslagen van vaststelling tot uw machtiging in orde is. Dit kan echter zorgen voor extra werklast bij de handhavingspartners zoals het parket en de beboetingsentiteit.

We hebben al verschillende machtigingen. Moeten we een extra machtiging aanvragen specifiek voor het VHP?

Het VHP is een technisch hulpmiddel voor activiteiten rond toezicht, opsporen, sanctioneren en herstellen / beveiligen. Als je organisatie daarvoor een machtiging heeft, dan is dat in orde. Bij twijfel, stuur jullie machtiging door naar vhp.support@vlaanderen.be.