FAQ - notificaties
Home
Terug naar overzicht veelgestelde vragen
Overzicht van beschikbare vragen:
- 1 Wat is het verschil tussen een kennisgeving en een notificatie?
- 2 In welke gevallen kan ik een notificatie krijgen?
- 3 Hoe kan onze entiteit ervoor zorgen dat ze notificaties krijgt? En kunnen we kiezen welke notificaties we krijgen?
- 4 Van welke notificaties wordt aanbevolen om ze tenminste in te stellen?
- 5 Moet een entiteit nog kennisgevingen sturen nadat het mogelijk wordt om notificaties te ontvangen?
Wat is het verschil tussen een kennisgeving en een notificatie?
Een kennisgeving wordt steeds door een verzender geïnitieerd om stukken te kunnen afleveren. Kennisgevingen verlopen via de Magda Documentendienst en worden afgeleverd in de e-box of op papier. De kennisgeving heeft hierdoor ook een juridische waarde.
Een notificatie wordt getriggerd door een bepaalde gebeurtenis. De notificaties kunnen enkel ontvangen worden door entiteiten die aangesloten zijn op het VHP. Deze kunnen zowel via email als in het VHP zelf ontvangen worden. De notificatie heeft geen juridische waarde.
In welke gevallen kan ik een notificatie krijgen?
We onderscheiden momenteel 2 grote categorieën waarin een notificatie kan ontvangen worden:
Gebeurtenis | Wie kan een notificatie krijgen |
|---|---|
Gefaalde kennisgeving | Verzendende entiteit |
Nieuw belangrijk stuk toegevoegd |
|
Hoe kan onze entiteit ervoor zorgen dat ze notificaties krijgt? En kunnen we kiezen welke notificaties we krijgen?
Entiteiten die werken via de UI (user interface)
Entiteiten die werken via de user interface geven hun dossiers rechtstreeks in in het VHP.
Notificaties kunnen ingesteld worden op het niveau van de entiteit in de aansluitertoepassing. Er kan onderscheid gemaakt worden tussen inspectiediensten (dus toezichthouders en verbalisanten), beboetingsinstanties en herstelinstanties. Iedere entiteit kan dit zelf configureren in de user interface van de aansluitertoepassing, in het tabblad ‘entiteit’ - beheer notificaties.
Alle personen die bvb actief zijn als toezichthouder, zullen dezelfde notificaties krijgen in de entiteit. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om notificaties over DABM dossiers enkel sturen naar DABM toezichthouders, en notificaties over VCRO dossiers naar VCRO toezichthouders.
Meer info over hoe je de notificaties kan configureren, vind je in de Basistraining | Inhoud van de basistraining
Entiteiten die werken via een API (application programming interface)
Wanneer entiteiten werken via een API, stromen de dossiers, die zij ingeven in hun eigen dossieropvolgingssysteem, door naar het VHP. We hebben vanuit het VHP team regelmatig contact met de IT integratoren, en geven hen alle informatie mee opdat zij nieuwe VHP functionaliteiten kunnen verwerken in hun dossieropvolgingssysteem. Dat is ook zo voor notificaties.
We raden aan om met uw IT integrator contact op te nemen om te bekijken wanneer zij notificaties ter beschikking zullen stellen in uw dossieropvolgingssysteem.
Let op: entiteiten die ook notificaties in de mailbox (vb Outlook) wensen te ontvangen, moeten dit apart instellen in de user interface van de aansluitertoepassing.
We verwijzen hiervoor naar de Basistraining | Inhoud van de basistraining .
Kan je ook notificaties via email ontvangen?
Ja, notificaties kunnen ook via email ontvangen worden. Per hoedanigheid kan een mailadres worden ingesteld (Inspectiedienst, Herstelinstantie, Beboetingsinstantie). Vanaf eind oktober 2025 kunnen er tot 10 mailadressen per hoedanigheid ingegeven worden.
Ook entiteiten die via API werken kunnen emails ontvangen, maar moeten dit specifiek in de UI ingeven. We verwijzen hiervoor naar de Basistraining | Inhoud van de basistraining .
Van welke notificaties wordt aanbevolen om ze tenminste in te stellen?
Vink voldoende stuktypes aan om op de hoogte te zijn van belangrijke info om jouw taken te kunnen uitvoeren. Maar vink niet teveel aan om niet overspoeld te worden met notificaties.
Aanbeveling voor inspectiediensten (toezichthouders, verbalisanten)
Om geïnformeerd te worden… | Vink dan aan in tabblad ‘entiteit’ - beheer notificaties… |
|---|---|
… wanneer jouw entiteit wordt ingegeven in het veld ‘dossierverantwoordelijke’ of ‘ten behoeve van’ in een dossier waarin een PV of verslag van vaststelling wordt opgeladen | onder ‘stuk toegevoegd aan vastgesteld feit’:
|
… welk gevolg de beboetingsinstantie geeft aan de PV’s of verslagen van vaststelling van jouw entiteit | onder ‘stuk toegevoegd aan handhavingsbeslissing, sanctiedossier, sanctiebeslissing en voorstel tot betaling geldsom’:
|
… welk gevolg het parket geeft aan de PV’s of verslagen van vaststelling van jouw entiteit | onder ‘stuk toegevoegd aan vastgesteld feit’:
|
… wanneer de herstelinstantie mijn overdracht aanvaardt / weigert | onder ‘overdracht’:
|
… wanneer de herstelinstantie mijn beveiligingsbeslissing bekrachtigt | onder ‘stuk toegevoegd aan herstel-en beveiligingsbeslissing’ en ‘stuk toegevoegd aan hersteldossier’ :
|
… welke maatregelen er opgelegd worden n.a.v. mijn PV of verslag van vaststelling | onder ‘stuk toegevoegd aan herstel-en beveiligingsbeslissing’:
onder ‘stuk toegevoegd aan hersteldossier’ :
|
Aanbeveling voor beboetingsinstanties
Om geïnformeerd te worden… | Vink dan aan in tabblad ‘entiteit’ - beheer notificaties… |
|---|---|
… wanneer er een PV of VvV is toegevoegd waarbij onze entiteit als beboetingsinstantie wordt ingegeven | onder ‘stuk toegevoegd aan vastgesteld feit’:
|
… wanneer het parket al actie onderneemt | onder ‘stuk toegevoegd aan vastgesteld feit’:
|
… wanneer de herstelinstantie een hersteldossier opstart | onder ‘stuk toegevoegd aan hersteldossier’ :
|
… wanneer een overtreder informatie m.b.t. een hoorzitting en/of verweer indient n.a.v. een opgestart sanctiedossier | onder ‘digitaal indienen’:
|
Aanbeveling voor herstelinstanties
Herstelinstanties krijgen ten vroegste op 1 april 2026 toegang tot de aansluitertoepassing, wanneer alles m.b.t. maatregelen in productie wordt gesteld.
We raden aan dat ze vanaf dan deze notificaties instellen:
Om geïnformeerd te worden… | Vink dan aan in tabblad ‘entiteit’ - beheer notificaties… |
|---|---|
… wanneer er een PV of VvV is toegevoegd waarbij onze entiteit als herstelinstantie wordt ingegeven | onder ‘stuk toegevoegd aan vastgesteld feit’:
|
… wanneer een toezichthouder / verbalisant een MRD heeft ingegeven en die overdraagt naar onze herstelinstantie, | onder ‘overdracht’:
|
… wanneer een overtreder / adressant informatie m.b.t. een hoorzitting en/of verweer indient n.a.v. een opgestart hersteldossier | onder ‘digitaal indienen’:
|
Moet een entiteit nog kennisgevingen sturen nadat het mogelijk wordt om notificaties te ontvangen?
Notificaties vormen geen vervanging voor kennisgevingen!
We bevelen ten sterkste aan aan alle entiteiten om toe te laten notificaties te krijgen, maar dat geeft geen garantie dat ze dat ook werkelijk doen. Het is zeker nuttig om daar onderling afspraken over te maken. Bij twijfel raden we aan aan de verzendende entiteit om toch een kennisgeving te sturen.
Deze entiteiten krijgen nooit notificaties:
overtreders
parketten
politie
inspectiediensten die zelf het dossier initieel niet opmaakten én niet aangeduid werden in het veld ‘dossierverantwoordelijke’ of ‘ten behoeve van’.