FAQ - gebruik van het VHP

Home
Terug naar algemene info over VHP
Terug naar overzicht veelgestelde vragen

Overzicht van vragen:

Hoelang duurt het om een dossier aan te maken via de UI van het VHP?

Dit hangt af van verschillende elementen zoals bijvoorbeeld hoeveel vastgestelde feiten en hoeveel stukken er ingevoerd moeten worden. Gemiddeld schatten we in dat dit ongeveer 15 minuten duurt. Die tijd wordt gedeeltelijk teruggewonnen doordat de kennisgeving via het VHP gebeurt, want het VHP is verbonden met de MAGDA documentendienst, die de printing en verzending voor zijn rekening neemt.

Hoe kan een inspecteur / toezichthouder / verbalisant zijn dossier naar een specifiek parket kennisgeven in het VHP?

In de tab ‘belanghebbenden’ kan je ‘parket’ aanvinken als soort rechtspersoon, en ‘rechtspersoon’ als type.
Naast het veld ‘ondernemingsnummer’ kan je dan op het informatie symbooltje klikken om naar de ‘public search’ te gaan, en daar het vestigingsnummer van het gewenste parket te zoeken. Aangezien de parketten niet altijd eenvoudig te vinden zijn op de ‘public search’, hebben we hier een lijst van parketten opgenomen met hun vestigingsnummer. Er wordt nog voor einde 2023 een dropdown lijst voorzien in het VHP om het juiste parket te kunnen selecteren.

Moet er voor elk feit of PV een handhavingsdossier opgesteld worden? Of kan een handhavingsdossier ook op bedrijfsniveau zijn, waar verschillende vaststellingen/PV's over de tijd heen onder kunnen gezet worden?

Er kunnen meerdere vastgestelde feiten opgenomen worden in een handhavingsdossier. Vastgestelde feiten die op een later tijdstip worden vastgesteld maar betrekking hebben op eerdere vastgestelde feiten kunnen in eenzelfde handhavingsdossier opgenomen worden. Vastgestelde feiten die geen betrekking hebben op eerdere vastgestelde feiten, dienen in een nieuw handhavingsdossier opgenomen worden, dit om latere opzoekingen en vervolgingen overzichtelijk te houden.

Als verschillende handhavers elkaars PV’s kunnen zien, komt de geheimhoudingsplicht dan niet in het gedrang? En mogen we ‘zomaar’ iets opzoeken in het VHP?

Het geheim van het onderzoek staat geen gegevensuitwisseling in de weg wanneer dit wettelijk geregeld is. De wettelijke basis is hier artikel 80 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving van 14 juli 2023, gecombineerd met artikel 8 van het BVR over de digitalisering van de handhaving van diverse Vlaamse regelgeving. Dit BVR zal wellicht op 17/11/23 worden goedgekeurd.

 In hoofde van de personen die langs deze weg kennis nemen van het proces-verbaal geldt een strikte geheimhoudingsplicht, waarvan de miskenning aanleiding kan geven tot strafsancties. Bovendien worden alle opzoekingen gelogd: er wordt steeds bijgehouden wie welke informatie opzoekt en raadpleegt.

Wordt de kennisgeving van het PV aan de overtreder via het VHP beschouwd als een beveiligde zending?

Ja, want ofwel krijgt de overtreder de kennisgeving toe via het VHP in zijn / haar E-box, ofwel via aangetekend schrijven. Dit voldoet aan de definitie van een beveiligde zending.

Hoe zit het met de toekenning van PV-nrs bij het opladen van PV’s op het handhavingsplatform? Vaak is het zo dat het PV-nr pas ontvangen wordt nadat het PV naar het Parket of Politie werd gestuurd. Kan er hiervoor een oplossing via het platform komen?

Het PV-nr is een optioneel veld, dat achteraf nog kan aangevuld worden.
Dat gebeurt niet automatisch. In 1 handhavingsdossier kunnen meerdere PV’s zitten.

Indien men een kennisgeving doet aan een vestigingseenheid, aan wie wordt deze gericht?

Deze wordt gericht aan het gekoppelde KBO nummer. De onderneming krijgt de kennisgeving dan via e-Box Ondernemers.

Kunnen er exports worden gedaan op de databank? Zit hier rapportage in?

Een rapporteringsfunctionaliteit zal later voorzien worden.

Kan je, wanneer je kennis geeft via het VHP, ook een bewijs van ontvangst opvragen?

Indien men in het VHP ingeeft dat de verzendwijze aangetekend is, dan kan de kennisgeving uitgevoerd worden op papier of via e-box indien de overtreder die geactiveerd heeft. In geval van een kennisgeving op papier, kan de ontvangstdatum ingebracht worden vermits de ontvangstmelding door de post naar de afzender verstuurd wordt. Indien de kennisgeving via ebox verloopt, wordt momenteel aangegeven wanneer het verzonden geweest is en of het gelezen is.
Bij “aangetekend met ontvangstbewijs” ontvang je ook een ontvangstbewijs van bPost.

In het VHP kan je als belanghebbende een overheidsdienst ingeven door te zoeken op de OVOcode. Maar wat als we de OVOcode niet kennen?

Indien de OVOcode niet gekend is, kan u deze opzoeken via Wegwijs - Organisaties en vervolgens ingeven in het VHP. De link naar de Wegwijs werd opgenomen via een tooltip in het VHP.

Hoe kan ik opvolgen in het VHP of een kennisgeving gelukt is?

Als je bij een kennisgeving op “Meer details” klikt krijg je meer details. Om een zending te laten doorgaan zijn er enkele belangrijke aandachtspunten. Als alle voorwaarden in orde zijn zal de zending automatisch verdergezet worden.

• De stukken moeten geborgd zijn.

  • Dit proces loopt achter de schermen en kan je niet beïnvloeden. Indien dit te lang op “In Behandeling” staat mag je ons steeds contacteren.

• De ontvanger moet een adres hebben.

  • Indien de ontvanger voorzien is van een INSZ/KBO/VE of OVO-code zal dit altijd zo zijn. Mogelijks zijn we deze gegevens nog aan het ophalen uit de authentieke bron. Die status kan je controleren bij de belanghebbende zelf.

  • Indien de ontvanger niet geïdentificeerd is moet er een adres aan toegevoegd zijn om te kunnen kennisgeven.

  • In alle gevallen kan je dit remediëren door gebruik te maken van een correspondentie adres.

De kieslijsten verspringen waardoor ik geen optie kan selecteren. Wat nu?

Als je inzoomt of uitzoomt op de pagina (>90% of <130%) dan verspringen de kieslijsten en kan je de juiste optie niet selecteren. Dit is te wijten aan de browser zelf. Ga naar de puntjes rechts bovenaan je scherm en zet je zoom op 100%.

Wat indien ik lokale regelgeving moet toevoegen?

Verwijs naar het artikel uit het decreet dat spreekt over de lokale regelgeving (vanuit de Vlaamse Codex) en voeg de specifieke regelgeving tekstueel toe in de omschrijving.

Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van het VHP?

Het gebruik van het Vlaams Handhavingsplatform is gratis.
Kennisgeving van stukken wordt via de ‘MAGDA Documentendienst’ afgehandeld. Het gebruik van de Documentendienst op zich via het VHP is volledig gratis. De externe kosten voor analoge verzendingen (print- en postkosten) zijn betalend.