Aansluiten op de MAGDA Documentendienst

Hoe gebruikt u deze pagina?

De officiële pagina van de Magda Documentendienst met informatie over wie erop kan aansluiten en welke stappen er doorlopen dienen te worden, vindt u hier: https://www.vlaanderen.be/magda/magda-documentendienst/aansluiten-op-de-magda-documentendienst.
Hieronder bieden we aanvullende informatie aan in de context van de aansluiting via het VHP. Zo vermelden we bijvoorbeeld welke stappen van de officiële pagina NIET moeten doorlopen worden in het kader van het VHP, en geven we concrete instructies mee voor de stappen die wel doorlopen moeten worden.
- NB: Enkel de velden waarbij ikv het VHP specifieke keuzes dienen gemaakt te worden, worden hieronder toegelicht. Op het eigenlijke aansluitingsformulier staan nog bijkomende velden (organisatie-specifiek) die u zeker ook dient aan te vullen.

Stap 1: Welke aansluiting(en) heb ik nodig?

Niet van toepassing.

Stap 2: Voorzie een inkooporder (= bestelbon) voor papieren verzendingen

Aansluiting op de MAGDA Documentendienst maakt het mogelijk om berichten te verzenden via eBox, papier of aangetekend schrijven.

Om papieren verzendingen te kunnen doen, dient u een inkooporder (= bestelbon) voor de verzendingspartner IPEX mee te sturen. Wanneer het voorziene budget van het inkooporder bijna opgebruikt is, zal IPEX u contacteren om een nieuw inkooporder te vragen. U hoeft nu nog geen bedrag te storten aan IPEX.

IPEX nv

Landaslaan 5

1480 Sint-Renelde

BTW : BE 0429 119 090

BE94 0018 7638 8814

Het bedrag van het initiële inkooporder kunt u zelf kiezen. Hou hierbij rekening met het verwachte aantal papieren verzendingen. Wenst u in eerste instantie een beperkt aantal brieven te versturen als test, dan kan een inkooporder van 1000 EUR zinvol zijn. Plant u om meteen enkele honderden brieven aangetekend te versturen, dan zal een hoger bedrag noodzakelijk zijn als u wilt vermijden dat het voorziene budget meteen opgebruikt is. Indien er in het kader van handhaving geen papieren brieven verstuurd worden in naam van de aansluitende entiteit, zal het inkoop order enkel een administratieve vereiste zijn en zullen er geen kosten in rekening gebracht worden. Gelieve in dat geval alsnog een minimaal startbedrag te voorzien.

Stap 3: Vul de toetredingsovereenkomst (vroegere verwerkersovereenkomst) in

Deze stap is van toepassing voor aansluiting op het VHP.

U vindt deze overeenkomst hier: https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/MG/pages/6143935503/Blanco+overeenkomsten+Documentendienst. Neem de toetredingsovereenkomst en de drie bijlagen door.

Hieronder vindt u per document meer informatie.

Stap 3.1: Toetredingsovereenkomst_Documentendienst

Dit document dient NIET digitaal ondertekend te worden. Dit document dient ter informatie van de aansluiter.

Stap 3.2: Toetredingsovereenkomst_Documentendienst_Bijlage1

Bijlage 1 moet aangevuld worden met de gegevens van uw organisatie en de gewenste opties, en digitaal ondertekend te worden en meegestuurd met uw aansluitingsaanvraag.

De optie ‘Bezorgen van de documenten via MAGDA Online’ is niet noodzakelijk i.k.v. het VHP. Wij raden aan deze optie aangevinkt te laten omdat dit een eventuele latere aansluiting tot MAGDA Online afdekt. Er zou dan geen nieuw toetredingsdocument opgeladen moeten worden.

Stap 3.3: Toetredingsovereenkomst_Documentendienst_Bijlage2

Dit document dient NIET digitaal ondertekend te worden. Dit document dient ter informatie van de aansluiter.

Stap 3.4: Toetredingsovereenkomst_Documentendienst_Bijlage3

Dit document dient NIET digitaal ondertekend te worden. Dit document dient ter informatie van de aansluiter.

NB: De samenwerkingsovereenkomst voor MAGDA Online is niet van toepassing voor aansluitingen via het VHP.

Stap 4: Vul het aanvraagformulier in

Pas wanneer u stappen 2 en 3 doorlopen heeft, start u deze stap op.
Ga naar URL: https://vlaamseoverheid.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/9/group/13/create/220

1) Laad daar eerst de toetredingsovereenkomst en uw logo op (boven de blauwe kader)

2) Vul daar dan de nodige velden in (onder de blauwe kader)

Geef allereerst aan dat u de aanvraag doet in kader van het Vlaams Handhavingsplatform

Extra instructies:

Bij ‘Via welke weg wilt u documenten verzenden?’ dient u alle opties aan te vinken.

Bij ‘eBox’ vult u onder de vraag ‘Via welke webpagina kan de burger of onderneming meer info vinden over de verzendingen?’ een adres voor een algemene webpagina in waar de burger meer info kan lezen over de reden/regelgeving i.v.m. de door hem/haar ontvangen brief.
Bij 'papieren brief' vult u de verdere gegevens aan en gebruikt u het eerder aangemaakte inkoopordernummer (zie stap 2).
Bij ‘technisch contact’ mag u de applicatiebeheerder van het ‘Vlaams Handhavingsplatform’ invullen.

Bij ‘business contact’ geeft u een extra contactpersoon in dat MAGDA kan contacteren als er bijkomende functionele vragen opduiken i.k.v. de aansluiting.
Bij ‘Gewenste streefdatum toegang Test-omgeving? (MMDDYYYY)’ is het wenselijk om minstens 2 weken voor de toetredingsdatum op te geven.
Bij ‘Gewenste streefdatum toegang Productie-omgeving? (MMDDYYYY)’ is het wenselijk om minstens 2 weken voor de toetredingsdatum op te geven.

Vergeet ook niet een logo (200 KB, jpeg of png met naamgeving : logo_EBOX_klantnaam) op te laden

Stap 5: Onboarding E-box Burger en Onderneming

Indien u het aansluitingsproces voor uw organsiaties wenst te versnellen, kan u ervoor zorgen dat de onboardingen voor eBox Burger en Onderneming reeds voltooid werden.

eBox Burger:

Om documenten te kunnen verzenden naar eBox Burger moet je als verzender gekend zijn bij BOSA en een verzendersovereenkomst tekenen. De wettelijke vertegenwoordiger; geregistreerde Bestuurder - Voorzitter - Algemeen directeur of Burgemeester in het KBO, kan deze overeenkomst activeren en ondertekenen via het portaal van BOSA.

Dit zijn de te volgen stappen: Handleiding - goedkeuring BOSA gebruikersovereenkomst

eBox Onderneming:

Om documenten te kunnen verzenden naar eBox Onderneming moet je onderneming als verzender gekend zijn bij eBox Enterprise en zelf een onboardingsformulier indienen. Enkel de “Lokale Beheerder” van uw organisatie kan dit formulier indienen via het portaal van eBox Enterprise. We richten ons tot u om deze persoon binnen uw organisatie te contacteren en deze actie te laten opnemen.

Dit zijn de te volgen stappen: Handleiding - goedkeuring RSZ gebruikersovereenkomst

Nodige informatie bij het invullen van het formulier:

KBO: KBOnummer van uw organisatie
Bestemmelingen en Volumes: 999 invullen a.u.b.

Indien het niet lukt om deze stappen reeds te voltooien, neemt het MAGDA-aansluitingsteam dit met u op tijdens de verwerking van de aansluiting. Let wel, uw aansluiting zal hierdoor op 'on hold' komen te staan tot deze acties werden voltooid.

Stap 6: Ontvang e-mail van het aansluitingsteam over het verloop van uw aanvraag

Deze stap is van toepassing voor aansluiting op het VHP. Concreet zullen volgende stappen doorlopen worden. Geen verdere actie is vereist vanuit de aansluitende organisatie.

MAGDA maakt oAuth client aan in ACM voor uw organisatie.
- De ‘business contactpersoon' die u opgeeft in het aansluitingsformulier, zal een communicatie ontvangen dat de connectie opgezet is. Deze is echter nog niet klaar voor gebruik.
- Een delegatierecht voor agentschap Justitie en handhaving werd voorzien. Dit stelt het agentschap Justitie en Handhaving in staat om de verdere configuratie af te handelen.
Het agentschap Justitie en handhaving zal de verdere aansluiting configureren. Wanneer dit afgerond is, zal het agentschap u hiervan op de hoogte stellen.
De aansluiting kan vanaf dan gebruikt worden.

Stap 7: De aansluiting testen

Niet van toepassing. Na het doorlopen van ‘Stap 5’ is de aansluiting klaar voor gebruik.

Stap 8: Aan de slag!

Niet van toepassing. Na het doorlopen van ‘Stap 5’ is de aansluiting klaar voor gebruik.