...
De handhavingsbibliotheek is het hart van het VHP waarin alle handhavings- en sanctiedossiers opgeslagen zitten met alle daaraan verbonden stukken. Gemeentelijke, gewestelijke en provinciale toezichthouders, inspecteurs, verbalisanten en herstelinstanties met de juiste decretale bevoegdheid zullen elkaars PV’s en verslagen van vaststelling daarin kunnen zien via een user interface, ongeacht het grondgebied, onder voorbehoud dat het BVR wordt goedgekeurd, vanaf april 2024. Van zodra het parket aangesloten is op het VHP zullen bepaalde zaken mogelijks ook doorstromen naar de handhavingsbibliotheek, bijvoorbeeld hun sepots. Welke zaken er mogelijks nog gedeeld kunnen worden, en wie dit zal kunnen raadplegen, wordt bepaald door de regelgeving die van toepassing is alsook in overleg met het parket.
Het sanctieregister is een register van bestuurlijke vervolgingen, waarin enkel bestuurlijke sanctiedossiers (dus opgemaakt door bestuurlijke beboetingsinstanties van de Vlaamse Overheid) vermeld zijn met hun bijhorende stukken. Strafrechterlijke vervolgingen (dus door het parket) en stukken die daarmee verband houden worden niet opgenomen in het sanctieregister. Het sanctieregister is wel raadpleegbaar via een user interface voor het parket, en daarnaast ook voor de beboetingsinstanties, het handhavingscollege en de herstelinstanties. Eén van de belangrijkste doelstellingen is dat het parket kan zien wat er al gebeurt op het bestuurlijke spoor.
Onze gemeente besteedt handhaving uit aan politie / intercommunale / … Kunnen wij zelf aansluiten op het VHP?
...
Wat wordt bedoeld in het VHP met ‘dossierverantwoordelijke’? Waarom is dit belangrijk?
Zie: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/16025318/Implementatie+roadmap#Data-van-info-%2C-UI-trainings--en-opvolgsessiesIndien een gemeente (sommige) handhavingsactviteiten uitbesteedt aan een intercommunale, moet de gemeente ook nog een annex aan het protocol tekenen. De reden is dat de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden vandaag geen rijksregistermachtiging hebben – in tegenstelling tot de steden en gemeenten - en dus enkel toegang kunnen krijgen tot het platform op basis van het protocol tussen het Agentschap Justitie en Handhaving en de gemeente, die op haar beurt een verwerkingsovereenkomst heeft met de intercommunale.
De intercommunale zal dan, wanneer zij een PV of verslag van vaststelling invoeren in het platform, de gemeente als ‘dossierverantwoordelijke’ aanduiden in het VHP.
Lees meer: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/19792199/109608976/FAQ+-+gebruikinvoer+van+het+VHP#Watdossiers+door+andere+entiteiten#Wat-wordt-bedoeld-in-het-VHP-met-%E2%80%98dossierverantwoordelijke%E2%80%99%3F-Waarom-is-dit-belangrijk%3F
Indien een gemeente (sommige) handhavingsactviteiten uitbesteedt aan de politie, moet er niets gebeuren. Het protocol tussen het Agentschap Justitie en Handhaving en de gemeente is niet noodzakelijk voor handhavingsactiviteiten die door de politie opgenomen worden, op vraag van de gemeente.
Lees meer: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/19664091/FAQ+-+toegang+tot+het+VHP#Er-zijn-ook-mensen-van-lokale-(en-federale)-politie-die-ook-opereren-in-bijvoorbeeld-het-DABM-en-als-toezichthouder-PV%E2%80%99s-opmaken.-Moeten-zij-ook-werken-met-het-VHP%3F
Wat wordt bedoeld in het VHP met ‘dossierverantwoordelijke’? Waarom is dit belangrijk?
Stel dat organisatie A verslagen van vaststelling en/of PV’s opmaakt. Vaak zal organisatie A die PV’s en verslagen van vaststelling ook zelf invoeren in het VHP en zelf de ‘dossierverantwoordelijke’ zijn, dus de ‘eigenaar’ van het PV.
Dat is echter niet altijd zo. We bekijken een aantal scenario’s:
Scenario 1 - Organisatie A is nog niet aangesloten op het VHP
Dit kan wanneer haar go-live datum nog in de toekomst ligt of omdat aansluiting niet mogelijk is (bijvoorbeeld indien er geen rijksregistermachtiging is).
Indien de beboetingsinstantie beslist om bestuurlijk te vervolgen terwijl deze zelf wel al aangesloten is, dan moet de beboetingsinstantie het PV invoeren en organisatie A aanduiden als dossierverantwoordelijke.
Scenario 2 - Organisatie A besteedt de opstelling van PV’s en/of verslagen van vaststelling uit
Ook dan blijft organisatie A de dossierverantwoordelijke.
In geval van uitbesteding aan een IGS / IOED / andere gemeente, enz. zal die andere entiteit de dossiers invoeren in het VHP en organisatie A ingeven als dossierverantwoordelijke.
In geval van uitbesteding aan de politie, wordt er manueel niets ingevoerd.
Lees meer hier: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/19664091/FAQ+-+toegang+tot+het+VHP#Er-zijn-ook-mensen-van-lokale-(en-federale)-politie-die-ook-opereren-in-bijvoorbeeld-het-DABM-en-als-toezichthouder-PV%E2%80%99s-opmaken.-Moeten-zij-ook-werken-met-het-VHP%3F
Wat gebeurt er wanneer een organisatie wordt ingevoerd als dossierverantwoordelijke door een andere entiteit?
Stal dat organisatie A wordt ingevoerd als dossierverantwoordelijke door een andere entiteit. Initieel zal organisatie A nog niet automatisch verwittigd worden wanneer ze wordt ingevoerd als dossierverantwoordelijke. De andere entiteit die het dossier ingeeft zal een kennisgeving moeten lanceren naar organisatie A om haar te informeren dat er een nieuw PV werd ingevoerd. Dit wordt uitgelegd in de training.
(In de loop van 2024 bekijken we met het ontwikkelingsteam hoe we dit meer efficiënt kunnen maken en ervoor zorgen dat het VHP zelf meteen een notificatie stuurt naar die organisatie A).
Wat als organisatie A (binnenkort) zelf ook toegang heeft tot het VHP?
In dat geval kan organisatie A, wanneer het de kennisgeving ontvangen heeft, zich inloggen op het platform en alle informatie bekijken die werd ingevoerd, inclusief de bestuurlijke sanctiedossiers die er eventueel uit voortvloeiden.
Ook organisaties die de opmaak van hun PV’s en verslagen van vaststelling uitbesteden aan anderen, moeten het nodige doen om de toegang zelf te kunnen verkrijgen.
Wat als organisatie A zelf geen toegang heeft tot het VHP, vb omdat ze niet beschikt over de nodige machtigingen:
In dat geval kan organisatie A niet aan het dossier in het VHP, en kan ze enkel terugvallen op de kennisgeving die werd gelanceerd door de beboetingsinstantie. Indien de VHP toegang nog steeds niet verleend kon worden aan organisatie A op het moment dat de notificatiemodule uitgerold wordt, zal de beboetingsinstantie alsnog verplicht zijn om een kennisgeving te lanceren naar organisatie A om haar op de hoogte te stellen.
We raden dus aan om uw machtigingsaanvraag zo snel mogelijk in te dienen indien dit nog niet gebeurde. Lees meer hier: FAQ - machtigingen
Hoe voer je een organisatie in als dossierverantwoordelijke in het VHP?
Dit is mogelijk sedert 11/01/2024. Het is zeer eenvoudig: reeds in de 1ste stap om een dossier te openen, wordt er meteen gevraagd om de dossierverantwoordelijke in te geven. Er werd een alfabetische kieslijst toegevoegd.
De waarde die alvast ingevuld staat, is de naam van de eigen entiteit. Maakt u dus een dossier aan voor bijvoorbeeld een andere gemeente, dan moet u de ingevulde eigen entiteit vervangen door de naam van die gemeente. Maakt u een dossier aan voor uw eigen entiteit, dan mag u uw eigen entiteit ingevuld laten.
...
Maakte u reeds dossiers aan voor andere entiteiten? Bent u bijvoorbeeld een handhaver van een reeds aangesloten IGS en voerde u reeds PV’s in m.b.t. het onroerenderfgoeddecreet voor een gemeente? Ga dan aub even terug naar die dossiers en geef de naam van die gemeente in.
U kan uw reeds gemaakte dossiers gemakkelijk vinden door op het zoekscherm van de aansluitertoepassing te klikken op ‘zoeken’, en dan verschijnen uw dossiers onderaan. Bekijk eventueel ook of er nog kennisgevingen moeten gelanceerd worden naar de betrokken dossierverantwoordelijken.
Als verschillende handhavers elkaars PV’s kunnen zien, komt de geheimhoudingsplicht dan niet in het gedrang? En mogen we ‘zomaar’ iets opzoeken in het VHP?
...