FAQ - invoer van dossiers door andere entiteiten

Home
Terug naar algemene info over VHP
Terug naar overzicht veelgestelde vragen

Overzicht van vragen:

Onze gemeente besteedt handhaving uit. Moet onze gemeente dan zelf aansluiten op het VHP?

Zelfs indien de gemeente het opstellen van PV’s en verslagen van vaststelling uitbesteedt, moet ze toch toegang hebben tot het platform omdat er hoedanook functiehouders zijn die hun bevoegdheden in de nabije toekomst anders niet meer zullen kunnen uitoefenen. Zo is bijvoorbeeld de burgemeester functiehouder voor het opleggen of doen opleggen van publieke herstel – en beveiligingsmaatregelen,... en heeft hij / zij daarvoor toegang nodig. Ook gemachtigde personeelsleden die in het kader hiervan informatie uit het VHP willen raadplegen, wordt de toegang tot het VHP verleend.
Daaruit volgt dat elke gemeente dient te voldoen aan de aansluitersvereisten, zoals opgesomd op deze pagina, en raden we aan dat elke gemeenten ook deelneemt aan de onboardingssessies.
Zie: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/16025318/Implementatie+roadmap#Data-van-info-%2C-UI-trainings--en-opvolgsessies

Indien een gemeente (sommige) handhavingsactviteiten uitbesteedt aan een intergemeentelijk samenwerkingsverband, moet de gemeente ook nog een annex aan het protocol tekenen. De reden is dat de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden vandaag geen rijksregistermachtiging hebben – in tegenstelling tot de steden en gemeenten - en dus enkel toegang kunnen krijgen tot het platform op basis van het protocol tussen het Agentschap Justitie en Handhaving en de gemeente, die op haar beurt een verwerkingsovereenkomst heeft met het intergemeentelijk samenwerkingsverband.
Het intergemeentelijk samenwerkingsverband zal dan, wanneer zij een PV of verslag van vaststelling invoeren in het platform, de gemeente als ‘dossierverantwoordelijke’ aanduiden in het VHP.
Lees meer: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/109608976/FAQ+-+invoer+van+dossiers+door+andere+entiteiten#Wat-wordt-bedoeld-in-het-VHP-met-%E2%80%98dossierverantwoordelijke%E2%80%99%3F-Waarom-is-dit-belangrijk%3F

Indien een gemeente de handhavingsactviteiten uitbesteedt aan de politie, moet er niets gebeuren. Het protocol tussen het Agentschap Justitie en Handhaving en de gemeente is niet noodzakelijk voor handhavingsactiviteiten die door de politie opgenomen worden, op vraag van de gemeente.
Lees meer: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/109608976/FAQ+-+invoer+van+dossiers+door+andere+entiteiten#Moet-de-politie-ook-PV%E2%80%99s-invoeren-in-het-VHP-indien-zij-bvb-DABM-PV%E2%80%99s-opstellen-voor-een-gemeente%3F

Wat wordt bedoeld in het VHP met ‘dossierverantwoordelijke’? Waarom is dit belangrijk?

Stel dat organisatie A verslagen van vaststelling en/of PV’s opmaakt. Vaak zal organisatie A die PV’s en verslagen van vaststelling ook zelf invoeren in het VHP en zelf de ‘dossierverantwoordelijke’ zijn, dus de ‘eigenaar’ van het PV.
Dat is echter niet altijd zo. We bekijken een aantal scenario’s:

Scenario 1 - Organisatie A is nog niet aangesloten op het VHP
Dit kan wanneer haar go-live datum nog in de toekomst ligt of omdat aansluiting niet mogelijk is (bijvoorbeeld indien er geen rijksregistermachtiging is).
Indien de beboetingsinstantie beslist om bestuurlijk te vervolgen terwijl deze zelf wel al aangesloten is, dan moet de beboetingsinstantie het PV invoeren en organisatie A aanduiden als dossierverantwoordelijke.

Scenario 2 - Organisatie A besteedt de opstelling van PV’s en/of verslagen van vaststelling uit
Ook dan blijft organisatie A de dossierverantwoordelijke.

• In geval van uitbesteding aan een IGS / IOED / andere gemeente, enz. zal die andere entiteit de dossiers invoeren in het VHP en organisatie A ingeven als dossierverantwoordelijke.

• In geval van uitbesteding aan de politie, wordt er manueel niets ingevoerd.
  Lees meer hier:

Wat gebeurt er wanneer een organisatie wordt ingevoerd als dossierverantwoordelijke door een andere entiteit?

Stal dat organisatie A wordt ingevoerd als dossierverantwoordelijke door een andere entiteit. Initieel zal organisatie A nog niet automatisch verwittigd worden wanneer ze wordt ingevoerd als dossierverantwoordelijke. De andere entiteit die het dossier ingeeft zal een kennisgeving moeten lanceren naar organisatie A om haar te informeren dat er een nieuw PV werd ingevoerd. Dit wordt uitgelegd in de training.
(In de loop van 2024 bekijken we met het ontwikkelingsteam hoe we dit meer efficiënt kunnen maken en ervoor zorgen dat het VHP zelf meteen een notificatie stuurt naar die organisatie A).

Wat als organisatie A (binnenkort) zelf ook toegang heeft tot het VHP?
In dat geval kan organisatie A, wanneer het de kennisgeving ontvangen heeft, zich inloggen op het platform en alle informatie bekijken die werd ingevoerd, inclusief de bestuurlijke sanctiedossiers die er eventueel uit voortvloeiden.
Ook organisaties die de opmaak van hun PV’s en verslagen van vaststelling uitbesteden aan anderen, moeten het nodige doen om de toegang zelf te kunnen verkrijgen.

Wat als organisatie A zelf geen toegang heeft tot het VHP, vb omdat ze niet beschikt over de nodige machtigingen:
In dat geval kan organisatie A niet aan het dossier in het VHP, en kan ze enkel terugvallen op de kennisgeving die werd gelanceerd door de beboetingsinstantie. Indien de VHP toegang nog steeds niet verleend kon worden aan organisatie A op het moment dat de notificatiemodule uitgerold wordt, zal de beboetingsinstantie alsnog verplicht zijn om een kennisgeving te lanceren naar organisatie A om haar op de hoogte te stellen.
We raden dus aan om uw machtigingsaanvraag zo snel mogelijk in te dienen indien dit nog niet gebeurde. Lees meer hier:

Hoe voer je een organisatie in als dossierverantwoordelijke in het VHP?

Dit is mogelijk sedert 11/01/2024. Het is zeer eenvoudig: reeds in de 1^ste stap om een dossier te openen, wordt er meteen gevraagd om de dossierverantwoordelijke in te geven. Er werd een alfabetische kieslijst toegevoegd.
De waarde die alvast ingevuld staat, is de naam van de eigen entiteit. Maakt u dus een dossier aan voor bijvoorbeeld een andere gemeente, dan moet u de ingevulde eigen entiteit vervangen door de naam van die gemeente. Maakt u een dossier aan voor uw eigen entiteit, dan mag u uw eigen entiteit ingevuld laten.

Open

Maakte u reeds dossiers aan voor andere entiteiten? Bent u bijvoorbeeld een handhaver van een reeds aangesloten IGS en voerde u reeds PV’s in m.b.t. het onroerenderfgoeddecreet voor een gemeente? Ga dan aub even terug naar die dossiers en geef de naam van die gemeente in.
U kan uw reeds gemaakte dossiers gemakkelijk vinden door op het zoekscherm van de aansluitertoepassing te klikken op ‘zoeken’, en dan verschijnen uw dossiers onderaan. Bekijk eventueel ook of er nog kennisgevingen moeten gelanceerd worden naar de betrokken dossierverantwoordelijken.

Moet de politie ook PV’s invoeren in het VHP indien zij bvb DABM PV’s opstellen voor een gemeente?

Zie:

Indien een gemeente of een intergemeentelijk samenwerkingsverband de opmaak van PV’s uitbesteedt aan de politie, moet die gemeente of dat IGS die PV’s dan opladen in het VHP?

Dat mag, maar het is op dit moment niet verplicht. Er geldt slechts een verplichting in 2 gevallen:

1. Wanneer een PV of verslag van vaststelling wordt opgemaakt ná de go-live datum én de auteur ervan hoort tot een inspectiedienst van de Vlaamse Overheid, een stad, een gemeente, een intergemeentelijk samenwerkingsverband of een provincie. (De provincies zullen echter nog niet meteen kunnen aansluiten).

2. Wanneer aan bovenstaand punt niet voldaan is, en het PV dus niet werd opgeladen, maar men wel wil overgaan tot bestuurlijke vervolging en/of het opleggen van herstelmaatregelen, dan moet het PV wel opgeladen worden door de betrokken entiteit, dus de beboetingsinstantie of (later) de herstelinstantie.

PV’s die worden opgemaakt door de politie in opdracht van een gemeente of een IGS, moeten dus niet verplicht worden opgeladen door de gemeente / IGS. Van zodra de politie aangesloten zal zijn op het VHP via een API connectie, zullen de PV’s doorstromen naar het VHP zonder manuele ingave. Tot dan raden we aan dat de gemeenten of IGS-en, die PV’s van de politie krijgen, ze zelf niet ingeven omdat het risico bestaat dat ze dan dubbel ingegeven zullen worden.
Indien de gemeente of het IGS dit toch wenst te doen, dan moet deze zeker een kennisgeving sturen naar de beboetingsinstantie (en eventueel herstelinstantie) om te vermelden dat het PV al werd ingegeven.