FAQ - gebruik van het VHP

Home
Terug naar algemene info over VHP
Terug naar overzicht veelgestelde vragen

Overzicht van vragen:

Hoelang duurt het om een dossier aan te maken via de UI van het VHP?

Dit hangt af van verschillende elementen zoals bijvoorbeeld hoeveel vastgestelde feiten en hoeveel stukken er ingevoerd moeten worden. Gemiddeld schatten we in dat dit ongeveer 15 minuten duurt. Die tijd wordt gedeeltelijk teruggewonnen doordat de kennisgeving via het VHP gebeurt, want het VHP is verbonden met de MAGDA documentendienst, die de printing en verzending voor zijn rekening neemt.

Moeten we bij de invoer van een vastgesteld feit, bij de rechtsbrononderdelen, de artikelen vermelden van inhoudelijke voorschriften die geschonden werden en/of artikelen waarin de sanctie of straf bepaald wordt?

Bij een vastgesteld feit moeten de 2 volgende rechtsbrononderdelen altijd beiden aanwezig zijn:

• Het inhoudelijk voorschrift dat geschonden wordt

• Het artikel waarin de straf of sanctie wordt bepaald

Bij de meeste decreten zitten beiden types vervat in het decreet (vb VCRO), maar bij DABM is dat niet zo: DABM is een sectoraal kaderdecreet, waarin ook bepalingen zitten waarin sancties omschreven worden. De inhoudelijke voorschriften zitten daarentegen vaak apart bvb in Vlarem, het bosdecreet, natuurdecreet, enz.  

Wanneer de 2 rechtsbrononderdelen niet correct worden ingegeven dan heeft dat een belangrijke impact op de zichtbaarheid in de handhavingsbibliotheek. Mensen met bvb DABM bevoegdheden kunnen (vanaf april 2024), ongeacht het grondgebied, alle PV’s en verslagen van vaststelling m.b.t DABM, VC Wonen (en andere) decreten zien. Wat zij daadwerkelijk kunnen zien wordt technisch geconfigureerd adhv 2 criteria, namelijk:

• Ingegeven rechtsbrononderdelen: enkel dossiers waarin artikelen zitten uit het DABM (en andere decreten in scope zoals VCRO) worden getoond. Dus dossiers met enkel artikelen uit bvb Vlarem niet.

• Binnen die dossiers wordt ook gekeken naar het ingegeven type bestuursdocument:  enkel PV’s en verslagen van vaststelling worden getoond

Het is maw zeer belangrijk dat er altijd minstens 1 DABM (of VCRO / OED / VED / VC Wonen) artikel wordt ingegeven, of het betrokken dossier zal nooit zichtbaar zijn in de handhavingsbibliotheek.

Wat gebeurt er wanneer het parket beslist om te vervolgen? Komen die beslissingen in het VHP terecht, en zo ja, waar?

Op dit moment is het parket nog niet aangesloten op het VHP. De analyse is wel bezig om hun systeem te koppelen via een API connectie, maar we kunnen nog niet bevestigen wanneer dit afgerond zal zijn. In die analyse wordt in eerste instantie bekeken hoe en welke informatie we vanuit het VHP zo efficiënt mogelijk naar hun systeem kunnen laten doorvloeien, en in een 2de fase zullen we ook bekijken hoe en welke beslissingen en stukken van het parket kunnen terug capteren in ons VHP.
Bij die 2de fase moet er een onderscheid gemaakt worden tussen 2 verschillende toepassingen van het VHP (zie https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/19006257/Toepassingen): )

• De handhavingsbibliotheek is het hart van het VHP waarin alle handhavings- en sanctiedossiers opgeslagen zitten met alle daaraan verbonden stukken. Gemeentelijke, gewestelijke en provinciale toezichthouders, inspecteurs, verbalisanten en herstelinstanties met de juiste decretale bevoegdheid zullen elkaars PV’s en verslagen van vaststelling daarin kunnen zien via een user interface, ongeacht het grondgebied, onder voorbehoud dat het BVR wordt goedgekeurd, vanaf april 2024. Van zodra het parket aangesloten is op het VHP zullen bepaalde zaken mogelijks ook doorstromen naar de handhavingsbibliotheek, bijvoorbeeld hun sepots. Welke zaken er mogelijks nog gedeeld kunnen worden, en wie dit zal kunnen raadplegen, wordt bepaald door de regelgeving die van toepassing is alsook in overleg met het parket.

• Het sanctieregister is een register van bestuurlijke vervolgingen, waarin enkel bestuurlijke sanctiedossiers (dus opgemaakt door bestuurlijke beboetingsinstanties van de Vlaamse Overheid) vermeld zijn met hun bijhorende stukken. Strafrechterlijke vervolgingen (dus door het parket) en stukken die daarmee verband houden worden niet opgenomen in het sanctieregister. Het sanctieregister is wel raadpleegbaar via een user interface voor het parket, en daarnaast ook voor de beboetingsinstanties, het handhavingscollege en de herstelinstanties. Eén van de belangrijkste doelstellingen is dat het parket kan zien wat er al gebeurt op het bestuurlijke spoor.
  
  

Wat wordt bedoeld in het VHP met ‘dossierverantwoordelijke’? Waarom is dit belangrijk?

Zie: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/109608976/FAQ+-+invoer+van+dossiers+door+andere+entiteiten#Wat-wordt-bedoeld-in-het-VHP-met-%E2%80%98dossierverantwoordelijke%E2%80%99%3F-Waarom-is-dit-belangrijk%3F

Als verschillende handhavers elkaars PV’s kunnen zien, komt de geheimhoudingsplicht dan niet in het gedrang? En mogen we ‘zomaar’ iets opzoeken in het VHP?

Het geheim van het onderzoek staat geen gegevensuitwisseling in de weg wanneer dit wettelijk geregeld is. De wettelijke basis is hier artikel 80 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving van 14 juli 2023, gecombineerd met artikel 8 van het BVR over de digitalisering van de handhaving van diverse Vlaamse regelgeving.

In hoofde van de personen die langs deze weg kennis nemen van het proces-verbaal geldt een strikte geheimhoudingsplicht, waarvan de miskenning aanleiding kan geven tot strafsancties. Bovendien worden alle opzoekingen gelogd: er wordt steeds bijgehouden wie welke informatie opzoekt en raadpleegt.

Indien het BVR wordt goedgekeurd, zullen alle gemeentelijke handhavers met bevoegdheden voor onroerend erfgoed OF varend erfgoed OF DABM OF VCRO of Vlaamse Codex Wonen, al die PV's en verslagen van vaststelling kunnen zien in de handhavingsbibliotheek (implementatie 04-2024). Maar wat als de inhoud van het PV echt confidentieel is?

De ambitie is inderdaad om zoveel mogelijk transparantie te creëren over elkaars PV's en verslagen van vaststelling.
We verwijzen in dat verband ook naar deze vraag: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/19792199/FAQ+-+gebruik+van+het+VHP#Als-verschillende-handhavers-elkaars-PV%E2%80%99s-kunnen-zien%2C-komt-de-geheimhoudingsplicht-dan-niet-in-het-gedrang%3F-En-mogen-we-%E2%80%98zomaar%E2%80%99-iets-opzoeken-in-het-VHP%3F

Los daarvan kunnen er zich omstandigheden voordoen die vereisen dat de inhoud van een PV echt confidentieel moet blijven, bijvoorbeeld indien een functiehouder, die normaliter ook toegang heeft tot de handhavingsbibliotheek, zelf een ernstig misdrijf heeft gepleegd dat opgenomen werd in een PV, en waarbij hij of zij dus als vermoedelijke overtreder bepaalde inhoudelijke zaken niet mag zien.
Precies voor deze omstandigheden, die uitzonderlijk zijn, werd beslist een nieuw type toe te voegen aan de lijst 'type PV'. Naast 'aanvankelijk' en 'navolgend' zal ook het type 'navolgend - besloten communicatie OM' kunnen opgenomen worden vanaf eind januari 2024.
PV's en verslagen van vaststelling die onder dit label worden opgeladen, zullen niet zichtbaar zijn voor anderen in de handhavingsbibliotheek en dus ook niet in het sanctieregister.
Deze manier van werken is dus louter bedoeld voor uitzonderlijke gevallen. Er worden regelmatig controles uitgevoerd op overmatig gebruik hiervan.
Gegevensuitwisseling is wederkerig, en veronderstelt dat men ook bereid is zijn eigen gegevens te delen.

In het VHP kan je als belanghebbende een overheidsdienst ingeven door te zoeken op de OVOcode. Maar wat als we de OVOcode niet kennen?

Indien de OVOcode niet gekend is, kan u deze opzoeken via Wegwijs - Organisaties en vervolgens ingeven in het VHP. De link naar de Wegwijs werd opgenomen via een tooltip in het VHP.

Wat indien ik lokale regelgeving moet toevoegen?

Verwijs naar het artikel uit het decreet dat spreekt over de lokale regelgeving (vanuit de Vlaamse Codex) en voeg de specifieke regelgeving tekstueel toe in de omschrijving.

Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van het VHP?

Er zijn enkel kosten verbonden aan het uitvoeren van de analoge kennisgeving.
Zie:

Kunnen er exports worden gedaan op de databank? Zit hier rapportage in?

Een rapporteringsfunctionaliteit zal later voorzien worden.

Moet er voor elk feit of PV een handhavingsdossier opgesteld worden? Of kan een handhavingsdossier ook op bedrijfsniveau zijn, waar verschillende vaststellingen/PV's over de tijd heen onder kunnen gezet worden?

Er kunnen meerdere vastgestelde feiten opgenomen worden in een handhavingsdossier. Vastgestelde feiten die op een later tijdstip worden vastgesteld maar betrekking hebben op eerdere vastgestelde feiten kunnen in eenzelfde handhavingsdossier opgenomen worden. Vastgestelde feiten die geen betrekking hebben op eerdere vastgestelde feiten, dienen in een nieuw handhavingsdossier opgenomen worden, dit om latere opzoekingen en vervolgingen overzichtelijk te houden.

De kieslijsten verspringen waardoor ik geen optie kan selecteren. Wat nu?

Als je inzoomt of uitzoomt op de pagina (>90% of <130%) dan verspringen de kieslijsten en kan je de juiste optie niet selecteren. Dit is te wijten aan de browser zelf. Ga naar de puntjes rechts bovenaan je scherm en zet je zoom op 100%.

Hoe zit het met de toekenning van PV-nrs bij het opladen van PV’s op het handhavingsplatform? Soms wordt het PV-nr pas ontvangen nadat het PV naar het Parket of Politie werd gestuurd. Lost het VHP dit op?

Het PV-nr is een optioneel veld, dat achteraf nog kan aangevuld worden.
Dat gebeurt niet automatisch. In 1 handhavingsdossier kunnen meerdere PV’s zitten.