FAQ - toegang tot het VHP

Home
Terug naar algemene info over VHP
Terug naar overzicht veelgestelde vragen

Overzicht van vragen:

Hoe worden de lokale besturen er van op de hoogte gesteld dat de lancering van het platform, en de verplichting om dit te gebruiken, eraan komt?

Ondertussen werd het kaderdecreet vlaamse handhaving goedgekeurd (juli 2023). Er werden al een aantal infosessies georganiseerd ook, o.a. bij de ambtelijke werkgroep voor handhaving, en bij het VVSG.

Er werd al een officiële communicatie uitgestuurd naar:

de betrokken inspecties van de Vlaamse Overheid: leidend ambtenaren
de provincies: de gouverneurs en griffiers
de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden: de directeurs en Vlinter
alle steden en gemeenten: de burgemeester, de algemeen directeur en de betrokken schepenen

Wat moeten we doen als we willen aansluiten via API?

Jullie kunnen contact opnemen via vhp.support@vlaanderen.be, zodat een gesprek kan opgezet worden met de betrokkenen, namelijk de verantwoordelijke(n) van handhaving en van IT .
Alle documentatie om de API connectie te kunnen realiseren is klaar zodat jullie IT teams hier vandaag nog mee aan de slag kunnen. Jullie kunnen die documentatie hier raadplegen.

Wie heeft beslist dat de decreten, nu in scope, op de vermelde data moeten aansluiten? Wanneer volgen andere decreten?

Welk decreet wanneer aansluit wordt beslist via een BVR (Besluit van de Vlaamse Regering). Vandaag is er een ontwerp ingediend voor de hier vermelde decreten: Implementatie roadmap
Over andere decreten werd nog niets beslist.

Waarom worden aansluiters, die hun eigen systeem pas op termijn willen of kunnen connecteren via API, verplicht om toch te starten via de UI?

Aansluiting via UI is veruit de snelste oplossing om aan te sluiten, vermits dit geen IT interventie vereist. Bovendien zijn de verplicht in te voeren documenten momenteel gelimiteerd tot PV's en verslagen van vaststelling, wat een relatief klein volume is voor de meeste aansluiters en daarom ook een eerder beperkte impact heeft qua tijdsbesteding. Daarom vertrekken we vanuit de veronderstelling dat quasi iedereen via UI kan opstarten.
Aansluiters die vandaag al een dossieropvolgingssysteem in gebruik hebben dat geconnecteerd kan worden aan het VHP via een API, kunnen nu al aansluiten op die manier. Neem in dat geval contact op met vhp.support@vlaanderen.be. De vereiste IT documentatie is klaar om ermee aan de slag te kunnen. Jullie kunnen die documentatie hier raadplegen.

Wat is het proces om het protocol te ondertekenen? En waar vinden we het protocol?

Zie: Protocol

Is er voor de steden en gemeenten een gemeenteraad nodig voor de ondertekening van het protocol?

We hebben het advies van het Binnenlands Bestuur hierover ingewonnen:
"Op grond van haar volheid van bevoegdheid zal het in eerste instantie toekomen aan de gemeenteraad om te beslissen over de goedkeuring van dit protocol (cfr. art. 40 DLB). Wel kan de gemeenteraad bij reglement zijn bevoegdheid om dergelijke protocollen goed te keuren, toevertrouwen aan het college van burgemeester en schepenen (artikel 41, eerste lid, DLB). Dat laatste dient intern te worden nagekeken door ieder gemeentebestuur."

Samengevat is de gemeenteraad dus verplicht, tenzij er een delegatie is aan het college van burgemeester en schepenen bij reglement. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om dit na te kijken.

Er zijn ook mensen van lokale (en federale) politie die ook opereren in bijvoorbeeld het DABM en als toezichthouder PV’s opmaken. Moeten zij ook werken met het VHP?

De personeelsleden van de politiezones die PV’s opstellen in hun hoedanigheid van toezichthouder DABM zullen niet rechtstreeks in het VHP moeten werken. Artikel 4 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving (KVH) is enkel van toepassing op de PV’s en verslagen van vaststelling die worden opgesteld door de Vlaamse overheid (art. 4 §1, eerste lid KVH), en bij uitbreiding op de lokale besturen (artikel 4 §5 KVH). Vlaanderen is geen politieoverheid, en is niet bevoegd om de personeelsleden van de politiezones vormvoorschriften op te leggen m.b.t. de PV’s en verslagen van vaststelling die zij opstellen, en kan hen dan ook niet verplichten om het digitaal origineel te bewaren in een Vlaams digitaal klassement zoals het VHP.

De vorm van de PV’s, opgesteld door deze categorie van toezichthouders, wordt bepaald door artikel 40 Wet Politieambt, dat een eigen regeling bevat voor digitale "gedematerialiseerde" PV’s. (Afschriften van) deze (gematerialiseerde of gedematerialiseerde) documenten zullen echter nog steeds kunnen worden opgenomen in het digitaal klassement op basis van artikel 4 §2, 2° KVH, in functie van de samenstelling van bestuurlijk sanctiedossier. We zijn dan ook in gesprek met de politie om hun dossieropvolgingssysteem te koppelen aan het VHP via een API aansluiting, om hun PV’s te laten doorstromen naar het platform.

Zij zullen, met andere woorden, geen PV’s via UI dienen in te brengen en worden dan ook niet uitgenodigd om deel te nemen aan de onboardingssessies.
Volgens het aansluitersBVR zal de politie in de toekomst wel toegang krijgen tot PV's / verslagen van vaststelling via de handhavingsbibliotheek. Daarvoor zal een e-learning ter beschikking gesteld worden.

Moet de toegang tot het VHP per type toezichthouder (of andere) geconfigureerd worden?

De toegang tot de aansluitertoepassing wordt aan een instantie toegekend zodra de nodige protocollen en afspraken rond zijn. Binnen die instantie zal de hoofdbeheerder dan individuen kunnen aanstellen die kunnen aanmelden.
De lokale beheerder geeft toegang aan de aansluitertoepassing via de rol ‘AJH VHP Aansluitertoepassing Gebruiker’. Vervolgens kan hij een persoon toekennen aan een context:
- Voor een dienst met toezichthouders / inspecteurs / verbalisanten zijn er 2 verschillende contexten mogelijk: 'raadpleger' en 'dossierbehandelaar'.
- Voor een beboetingsinstantie geldt hetzelfde principe: er is een context 'raadpleger beboetingsinstantie' en 'dossierbehandelaar beboetingsinstantie'.

Meer info: Informatie voor lokale beheerders

Om toegang te krijgen tot de handhavingsbibliotheek moet de ingediende aanvraag eerst goedgekeurd worden door de Vlaamse Regering. Na goedkeuring worden er één of meerdere rechten toegekend aan de organisatie. Deze kan die rechten op zijn beurt toekennen aan de personen die ze nodig hebben. De lokale beheerder geeft toegang aan de handhavingsbibliotheek via de rol ‘AJH VHP Handhavingsbibliotheek Gebruiker’.
Het huidige ontwerp BVR voorziet dat alle toezichthouders toegang krijgen tot elkaars PV's binnen hun beleidsdomein.
Voor het sanctieregister zullen de instanties die hier van rechtswege en na het ondertekenen van een protocol recht op hebben de rechten toegekend krijgen. Binnen de organisatie kunnen de verantwoordelijken voor het gebruikersbeheer deze rechten toekennen aan de juiste personen.

Hoe beheer ik als lokale beheerder de toegangen tot het VHP?

Hoe dat moet, staat in dit filmpje uitgelegd. Meer info: Informatie voor lokale beheerders

Wie zal wat kunnen zien in het platform?

Het platform bevat verschillende toepassingen, waaronder de aansluiterstoepassing, de handhavingsbibliotheek en het sanctieregister.

De aansluiterstoepassing dient om dossiers in te voeren in het platform. Sommige belanghebbenden, die aan een dossier werden toegevoegd, kunnen het dossier raadplegen of aanvullen in die toepassing. Bijvb:

De entiteit die het PV of verslag van vaststelling opmaakte, zal de eigen dossiers hierin kunnen raadplegen, met de beslissingen die achteraf genomen werden m.b.t. vervolging. Beslissingen van het parket zullen pas in de toekomst kunnen geraadpleegd worden, wanneer hun connectie met het VHP gerealiseerd is (datum nog te bevestigen).
Het parket en de beboetingsentiteit zullen alle ingegeven informatie van deze dossiers kunnen raadplegen.

Er zijn verschillende voorwaarden waaraan moet voldaan zijn. Lees meer.

Het sanctieregister bevat alle sanctiedossiers, met de genomen beslissingen en bijhorende stukken. Dit register zal raadpleegbaar zijn via een User Interface vanaf ca. december 2023. De toegang zal beperkt worden tot beboetingsinstanties, herstelinstanties, parketten en handhavingscollege.

De handhavingsbibliotheek bevat alle handhavingsdossiers, ook deze die door andere entiteiten werden ingevoerd. Deze bibliotheek zal raadpleegbaar zijn via een User Interface vanaf ca. april 2024. Uw organisatie kan er enkel toegang krijgen toe indien:

er vooraf een protocol werd afgesloten, en
u voldoet aan één van deze voorwaarden:
1. Uw organisatie valt binnen de scope van het ontwerp BVR (Besluit Vlaamse Regering) dat werd ingediend. Dit ontwerp BVR voorziet dat sommige entiteiten automatisch al toegang zullen krijgen tot de PV’s en verslagen van vaststelling van andere entiteiten, binnen bepaalde materies, ongeacht het grondgebied. Dit komt aan bod tijdens de training.
2. Uw organisatie dient een gefundeerde aanvraag in bij de Vlaamse Regering, die dit dan na advies van de Vlaamse Toezichtscommissie goedgekeurd moet worden.
  Toegang zal verleend kunnen worden volgens een ‘need to know’ principe o.b.v. deze criteria:
  - locatie
  - inspectiedienst / beboetingsinstantie
  - rechtsbrononderdelen (regelgeving)
  - documenttype
  - dossier van de inspectiedienst EN/OF sanctiedossier, met extra granulariteit binnen die dossiers