FAQ - kennisgeving en notificatie

Home
Terug naar algemene info over VHP
Terug naar overzicht veelgestelde vragen

Overzicht van vragen:

Wat wordt met ‘1 kennisgeving’ bedoeld? PV + bijlages?

Met een kennisgeving worden alle stukken bedoeld die samen naar een belanghebbende verstuurd/kennis gegeven dienen te worden, ook de bijlagen. U kan 1 kennisgeving vergelijken met 1 enveloppe die u thuis in uw brievenbus ontvangt van bpost, met daarin een aantal bladzijden.
Tot 4/11/2024 kunnen er voor een kennisgeving maximum 6 documenten geselecteerd worden onafhankelijk van het type document (PV/bijlage/begeleidend schrijven/…). Vanaf 4/11/2024 stijgt dat aantal tot 20.

Wat met een begeleidend schrijven bij een PV? Moet dit als bijlage bij de kennisgeving?

Een begeleidend schrijven dient als apart document (bijlage) toegevoegd te worden aan de kennisgeving. Het begeleidend schrijven telt effectief als 1 van de documenten van een kennisgeving.

U kan een begeleidend schrijven toevoegen als bestuurstype ‘bestuursdocument’. Dit zal daardoor wel zichtbaar zijn in de aansluitertoepassing, maar niet in de handhavingsbibliotheek, waarin enkel documenten met als bestuurstype ‘PV’ of ‘verslag van vaststelling’ kunnen gezien worden.

Zie ook FAQ | Welk type bestuursdocument toekennen bij opladen.

Hoe kan een inspecteur / toezichthouder / verbalisant zijn dossier naar een specifiek parket kennisgeven in het VHP?

In de tab ‘belanghebbenden’ kan je ‘parket’ aanvinken als soort rechtspersoon.
Aangezien de parketten niet altijd eenvoudig te vinden zijn op de ‘public search’, hebben we een kieslijst voorzien in het VHP om het juiste parket gemakkelijk te kunnen selecteren.

Ik wens een kennisgeving te doen naar een persoon die niet de vermoedelijke overtreder is (bvb. eigenaar van een pand, raadsman, getuige, curator, …). Kan dit?

De eenvoudigste methode om een kennisgeving te doen naar een persoon die niet de vermoedelijke overtreder is, is deze persoon toch te registeren onder de belanghebbenden met als categorie ‘Andere’, en ook de hoedanigheid in te geven.
Hierdoor kan u bij het maken van een kennisgeving deze belanghebbende rechtstreeks selecteren uit de keuzelijst.

Een tweede mogelijkheid is om die persoon in te geven bij de kennisgeving zelf. Na het selecteren van de stukken kan u via ‘Nieuwe belanghebbende’ deze persoon of organisatie ingeven. Deze zal echter niet geregistreerd worden onder het dossier en enkel gebruikt worden voor deze kennisgeving.

Indien men een kennisgeving doet aan een vestigingseenheid, aan wie wordt deze gericht?

Deze wordt gericht aan het gekoppelde KBO nummer. De onderneming krijgt de kennisgeving dan via e-Box Ondernemers, als hij daarvoor zijn consent gaf én de kennisgeving binnen e-Box past.

Hoeveel stukken kunnen er tegelijk kennisgegeven worden, en wat is de maximum totale bestandsgrootte?

De standaard service van de Magda Documentendienst voorziet dat er in totaal maximum 6 stukken tegelijk kennisgegeven worden. De totale bestandsgrootte bedraagt 30 MB bij verzending op papier, en 7 MB bij verzending via e-Box. Meer informatie over de MAGDA Documentendienst kan u hier terugvinden: https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/MG/pages/2027257966/FAQ+en+juridische+verduidelijking+Documentendienst .

We hebben in het VHP echter een manier gebouwd om die limitatie te omzeilen, en die wordt geactiveerd op 4/11/2024.

• U zal tot 20 stukken tegelijk kunnen kennisgeven, met een totale maximum bestandsgrootte van 100 MB.

• Voor de ontvangers betekent dit:

  • Parketten blijven, op hun vraag, voorlopig alles op papier ontvangen.

  • Entiteiten van de Vlaamse Overheid krijgen quasi alles al digitaal binnen.

  • Andere ontvangers, die hun consent wel gaven om e-box te gebruiken, krijgen :

    • de stukken zelf rechtstreeks in de e-box, of…

    • indien de stukken niet in de e-box passen dan krijgen ze binnenkort een verwijsbrief in de e-box (én met de post indien de verzender de checkbox ‘garandeer papieren verzending’ heeft aangevinkt) met daarin een weblink die toelaat om de stukken digitaal te bekijken. Dit is mogelijk vanaf:

      • 4 november 2024 voor entiteiten van de Vlaamse Overheid, lokale besturen, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden

      • Q4-2024 voor ondernemingen

      • Q1 of Q2-2025 voor burgers

    • In afwachting zullen de stukken, indien ze niet in de e-box passen, alsnog op papier toekomen.

  • Andere ontvangers, die hun consent niet gaven om e-box te gebruiken, krijgen de stukken per post (max 20 stukken en max 100 MB in totaal per kennisgeving).

Hoe kunnen we het totaal aantal stukken verkleinen?

Indien u voorziet dat u meer stukken zal moeten kennisgeven dan wat toegelaten is in 1 kennisgeving, dan kan u sommige stukken samenvoegen tot één stuk (bijvoorbeeld twee bijlages) vooraleer deze op te laden in het VHP. Zo zijn er in totaal minder stukken die u dient te selecteren om kennis te geven.
Er bestaan gratis applicaties om PDF bestanden in een paar seconden tijd samen te voegen, bijvoorbeeld

• AllPDFtools, en klik dan door naar ‘merge PDF’.

  • Voor een demo, bekijk het einde van het filmpje dat u hier vindt:
    https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/109477895/FAQ+-+kennisgeving+en+notificatie#Hoe-kan-ik-er-zelf-voor-zorgen-dat-de-stukken-zo-klein-mogelijk-zijn-(gezien-de-huidige-limiet-van-30MB-voor-de-totale-bestandsgrootte-van-een-kennisgeving)%3F

• PDFsam

• MergePDF.

Anderzijds kan u de uit te voeren kennisgeving opsplitsen in twee (of meer) kennisgevingen. U dient zelf te bepalen hoe u de kennisgeving opsplitst. De twee (of meer) kennisgevingen komen dan in aparte brieven toe. Zonder begeleidend schrijven kan dit mogelijks verwarrend zijn. U kan per kennisgeving het begeleidend schrijven als eerste document van de kennisgeving selecteren om verwarring te vermijden. Dankzij het begeleidend schrijven weten de bestemmelingen dat alle kennisgevingen betrekking hebben tot hetzelfde dossier. Wees u ervan bewust dat in het geval van een aangetekende zending de kost per kennisgeving moet betaald worden.  

Voorbeeld: u wenst een kennisgeving te doen van 30 stukken. Geen van deze stukken kunnen samengevoegd worden vooraleer op te laden in het VHP. U stelt een begeleidend schrijven op waarin een overzicht van de 30 betrokken stukken wordt gegeven en de melding dat de kennisgeving a.d.h.v. een opgesplitste kennisgeving zal gebeuren. U verstuurt 2 kennisgevingen met telkens het begeleidend schrijven als eerste stuk van de kennisgeving. Kennisgeving 1 bevat het begeleidend schrijven met bvb stuk 1 t.e.m. 15. Kennisgeving 2 bevat hetzelfde begeleidend schrijven met stuk 16 t.e.m. 30.

Voor het beperken van bestandsgroottes, lees ook https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/109477895/FAQ+-+kennisgeving+en+notificatie#Hoe-kan-ik-er-zelf-voor-zorgen-dat-de-stukken-zo-klein-mogelijk-zijn-(gezien-de-huidige-limiet-van-30MB-voor-de-totale-bestandsgrootte-van-een-kennisgeving)%3F.

Hoe kan ik er zelf voor zorgen dat de stukken zo klein mogelijk zijn?

Tips die u ondertussen kan toepassen om de stukken zo klein mogelijk te maken vooraleer het stuk op te laden in het VHP zijn:

• Maak een PDF bestand kleiner:

  • AllPDFtools, en klik dan door naar ‘compress PDF’

  • PDF-compressietool: PDF-bestanden gratis online comprimeren (Adobe Acrobat)

• Voeg een foto of logo als JP(E)G toe aan een bestand (bvb. Word). Dit bestandstype is typisch kleiner dan bitmap of BMP.

• Andere tips om een Word bestand te verkleinen vind je hier.

• Als je iets inscant, kies dan voor een lagere resolutie

Bekijk hier onze demo van 6':

Wordt de kennisgeving van het PV aan de overtreder via het VHP beschouwd als een beveiligde zending?

Ja, want ofwel krijgt de overtreder de kennisgeving toe via het VHP in zijn / haar E-box, ofwel via aangetekend schrijven. Dit voldoet aan de definitie van een beveiligde zending.

Hoe weten we of een aangetekende zending via het VHP succesvol uitgevoerd werd? Kan je een bewijs van ontvangst opvragen?

Indien men in het VHP ingeeft dat de verzendwijze aangetekend is, dan kan de kennisgeving uitgevoerd worden op papier of via e-box indien de overtreder die geactiveerd heeft.

1) Via e-box
Zendingen die via e-box worden afgeleverd kunnen opgevolgd worden in het platform zelf, via het veld ‘meer informatie’ , naast het stuk. Er wordt aangegeven wanneer het verzonden geweest is en of het gelezen is. In concreto worden er 2 statussen vermeld, namelijk zichtbaar / niet zichtbaar en gelezen / niet gelezen.

2) Op papier

Voor aangetekende zendingen op papier ontvangen we van bpost een uricode (track en trace). Deze informatie is aanwezig op de kennisgeving en laat toe de aangetekende zending op te volgen. De uricode wordt vermeldt bij het stuk in het VHP: u kan deze raadplegen via ‘meer informatie’ , naast het stuk.
De ontvangstdatum kan ingebracht worden vermits de ontvangstmelding door de post naar de afzender verstuurd wordt.

Een aangetekende zending op papier kan met of zonder ontvangstbewijs verstuurd worden. Het is in beide gevallen zeer belangrijk om als afzender je eigen naam en adres duidelijk te vermelden op de zending.

• Zonder ontvangstbewijs:

  • Indien de brief wordt opgehaald, dan krijgt de verzender geen bericht.

  • Indien de brief niet wordt opgehaald binnen de 15 kalenderdagen, dan krijgt de verzender de brief terug.

• Met ontvangstbewijs:

  • Na aftekening stuurt bpost het ontvangstbewijs naar de afzender. Het ontvangstbewijs is niet online beschikbaar.

  • Als de bestemmeling niet thuis is, laat de postbode een afwezigheidsbericht achter. De bestemmeling heeft dan 15 kalenderdagen tijd om je aangetekende zending met ontvangstbewijs af te halen. Doet hij dat niet, dan wordt deze terug naar de verzender gestuurd.

Overzicht van de mogelijke statussen van een kennisgeving, in het VHP:

Indien een kennisgeving via papier én ebox werd uitgevoerd, dan staat er naast het veld ‘soort bezorging’: papier en ebox.

Aan welke voorwaarden moet voldaan zijn om een kennisgeving te kunnen doen?

Om een zending te laten doorgaan zijn er enkele belangrijke aandachtspunten. Als alle voorwaarden in orde zijn zal de zending automatisch verdergezet worden.

• De stukken moeten geborgd zijn.

  • Dit proces loopt achter de schermen en kan je niet beïnvloeden. Indien dit te lang op “In Behandeling” staat mag je ons steeds contacteren.

• De ontvanger moet een adres hebben.

  • Indien de ontvanger voorzien is van een INSZ/KBO/VE of OVO-code zal er doorgaans wel een adres kunnen opgehaald worden uit de authentieke bron. Mocht dat adres toch ontbreken of onvolledig zijn, kan je wel manueel een correspondentieadres ingeven.

  • Indien de ontvanger niet geïdentificeerd is moet er een adres aan toegevoegd zijn om te kunnen kennisgeven.

  • In alle gevallen kan je dit remediëren door gebruik te maken van een correspondentie adres.

Als je bij een kennisgeving op “Meer details” klikt krijg je meer details:

Wanneer een kennisgeving via e-box afgeleverd wordt, wordt ze dan automatisch ook nog analoog afgeleverd?

Nee, bij de opstart was dat wel zo, maar dat werd stopgezet in september 2024 voor iedereen om de kosten te drukken.
Indien uw entiteit toch een papieren verzending wil garanderen, dan kan dat door een vakje aan te kruisen in het VHP, bij het ingeven van de kennisgeving. We raden dit echter niet aan: we gaan voor een maximale digitalisering, en een minimale kost voor de verzender.

Zijn er kosten verbonden aan de kennisgeving via het VHP?

Het gebruik van het Vlaams Handhavingsplatform is gratis. Wanneer u een PV oplaadt bijvoorbeeld, hoeft u die niet meer uit te printen en te versturen via de post: de MAGDA Documentendienst neemt dat verzendingsaspect volledig over. Het gebruik van de Documentendienst op zich via het VHP is volledig gratis. Enkel de externe kosten voor analoge verzendingen (print- en postkosten) zijn betalend, dus de kost van de postzegels bij bpost + de aankoop van papier en omslagen en inktpatronen ‘verschuift’ naar een kost aangerekend door IPEX (Bpost) via MAGDA. U ontvangt hiervoor maandelijks een factuur. Verzendingen via e-box zijn gratis.

Binnen welke termijnen zullen berichten via MAGDA Documentendienst afgeleverd worden?

Hieronder vindt u een overzicht van de termijnen die vooropgesteld worden voor het afleveren van berichten:

• Communicatie via eBox: berichten verstuurd via eBox worden binnen het uur afgeleverd

• Communicatie via BPost

  • Standaard verzending: berichten die voor 18u aan de MAGDA Documentendienst aangeboden werden, zullen de volgende werkdag opgehaald worden door BPost. Voor een standaard briefwisseling wordt vervolgens een termijn van 3 werkdagen vooropgesteld.

  • Aangetekende verzending: berichten die voor 18u aan de MAGDA Documentendienst aangeboden werden, zullen de volgende werkdag opgehaald worden door BPost. Voor een aangetekende verzending wordt een termijn van 1 werkdag vooropgesteld.

Meer informatie over MAGDA Documentendienst kan u hier terugvinden: https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/MG/pages/2027257966/FAQ+en+juridische+verduidelijking+Documentendienst .

Is een onboarding bij MAGDA Documentendienst uit het verleden voldoende voor het VHP?

Indien u in het verleden reeds een onboarding bij de MAGDA Documentendienst hebt doorlopen in een ander kader dan het VHP, dient u nog steeds een onboarding bij de MAGDA Documentendienst te doen in het kader van het VHP. Dit omdat een opzet voor het Vlaams Handhavingsplatform verschillend is van eerdere aansluitingen bij de MAGDA Documentendienst en opdat u via het VHP juridisch en technisch correct de verzendingen zou kunnen doen.

U dient een bijkomend aansluitingsformulier in te dienen. U kan de bijhorende instructies voor het doorlopen van de aansluitingsaanvraag terugvinden op de pagina Onboarding Magda Documentendienst.

Als u bovenaan het formulier aanduidt dat de aanvraag kadert binnen het VHP, krijgt u een enigszins vereenvoudigd formulier. Indien u reeds aangesloten bent op eBox Burger en Onderneming, dient de onboarding hiervan niet opnieuw hernomen te worden. Ook de toetredingsovereenkomst dient u niet opnieuw te bezorgen. Indien het logo van de eerdere aansluiting mag hergebruikt worden, mag u dit vermelden in de bijkomende opmerkingen tijdens het indienen van het formulier.

Is een aansluiting op MAGDA Documentendienst verplicht? Mogen we de kennisgevingen zelf blijven doen, buiten het VHP om?

De aansluiting op de MAGDA Documentendienst is een noodzakelijke voorwaarde voor aansluiting op het ‘Vlaams Handhavingsplatform’. De administratieve afhandeling dient via de Magda Documentendienst te gebeuren. Volgens het BVR (Besluit Vlaamse Regering) moeten de documenten in het VHP zitten en moeten deze ook via het VHP (en dus de Magda Documentendienst) kennisgegeven worden. Als dat niet zo gebeurt is er geen spoor van die kennisgeving in het VHP.

Verder:

• Het geborgd stuk moet altijd gebruikt worden voor de communicatie.
  Wanneer u een stuk, bijvoorbeeld een PV, oplaadt in het VHP, dan wordt dit geborgd: het wordt omgezet naar een PDF-formaat en voorzien van het officiële zegel dat de integriteit waarborgt.

• De documenten kunnen gevoelige info bevatten: de veiligheid van de kennisgeving is verzekerd via het VHP.

• Het VHP houdt bij wanneer de kennisgevingen gebeurden en of ze succesvol uitgevoerd werden.

• De datum van de kennisgeving kan het startpunt markeren van bepaalde termijnen die beginnen lopen. Vb: N.a.v. een kennisgeving van een beboetingsinstantie, krijgt een overtreder 3 weken tijd om beroep aan te tekenen.

Belangrijk: van zodra het KVH (Kaderdecreet Vlaamse Handhaving) volledig van kracht gaat, zijn de termijnen voor de beboeting i.k.v. kennisgevingen afhankelijk van het kennisgevingsmoment in het VHP. Het kennisgevingsmoment is bijgevolg het startschot van bepaalde termijnen die beginnen lopen (vervolging, beroep, verweer…). Voorlopig, zolang het KVH niet volledig van kracht is, moet de beboetingsinstantie altijd wachten op de beslissing van het parket.

Is een aansluiting op de MAGDA Documentendienst verplicht indien men zelf geen brieven verstuurt?

Ja. Iedere entiteit van de Vlaamse Overheid en ieder lokaal bestuur dat aan handhaving doet in het kader van de decreten die nu reeds opgenomen werden in een BVR (zie lijst), moet aansluiten op de aansluitertoepassing van het Vlaams handhavingsplatform om die PV’s en verslagen van vaststelling te kunnen ingeven, en de kennisgeving errond te doen. Kennisgevingen mogen enkel nog gebeuren via het VHP, zoals hier beschreven: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/edit-v2/109477895#Is-een-aansluiting-op-MAGDA-Documentendienst-verplicht%3F-Mogen-we-de-kennisgevingen-zelf-blijven-doen%2C-buiten-het-VHP-om%3F

Ook indien een gemeente de opmaak van haar PV’s en verslagen van vaststelling uitbesteedt aan een IGS (intergemeentelijk samenwerkingsverband) of politie, blijft die gemeente de dossierverantwoordelijke van de PV’s, en moet ze aansluiten om haar dossiers te kunnen raadplegen.  (Ook al is de politie momenteel nog niet aangesloten, moet de gemeente toch nu al aansluiten op het VHP).
Iedere entiteit die kan aanloggen op de aansluitertoepassing kan technisch gezien kennisgevingen sturen – we kunnen dit technisch niet beperken - en dus kosten genereren bij de Magda Documentendienst indien het gaat om papieren verzendingen. IGS-en, die PV’s opladen voor een aantal gemeenten, kunnen dat doen door aan te loggen met hun eigen KBO-nummer of met het KBO-nummer van de gemeente. De entiteit van het ‘aangelogde’ KBO-nummer zal de facturen van de Magda Documentendienst ontvangen. Vermits het Agentschap Justitie en Handhaving de keuze laat aan de IGS-en en gemeenten over welk KBO-nummer ze precies wensen te gebruiken om aan te loggen, heeft het Agentschap ook geen duidelijk zicht op welke aangesloten entiteit precies wel / geen kennisgevingen zal doen, en of dat evolueert in de toekomst.
Daarom wordt ook aan gemeenten, die zelf geen eigen kennisgevingen versturen, gevraagd om de aansluiting op MAGDA Documentendienst in orde te brengen. Dit werd trouwens ook duidelijk aangegeven in artikel 20 van het protocol dat iedere gemeente moest ondertekenen om toegang te krijgen.

De onboarding bij de Magda Documentendienst is daarnaast ook een vereiste om een volwaardige toegang te kunnen krijgen tot andere toepassingen in het VHP, m.n. het sanctieregister (voor beboetings- en herstelinstanties) en de handhavingsbibliotheek, waarin men alle omgevings-PV’s en verslagen van vaststelling kan zien.

Het Magda onboardingsproces staat hier beschreven: https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=62423047
Het is een eenmalige actie die maximum een uur kost. Eens dat gebeurd is, kunnen de nodige toegangen verschaft worden tot de verschillende VHP toepassingen, en is de organisatie ook reeds in orde voor het moment waarop de verplichting van kracht wordt om ingave en kennisgevingen te doen in het kader van maatregelen. Zolang uw organisatie zelf geen kennisgevingen (papieren verzending) uitvoert, zullen er hoedanook geen kosten gefactureerd worden aan uw organisatie. Als de Magda onboarding niet gebeurt en er toch kennisgevingen verstuurd worden, zullen die wel afgeleverd worden maar dan zal de naam van de aangesloten entiteit in elk geval niet verschijnen op de kennisgeving, wat verwarrend kan zijn voor de bestemmeling.

Entiteiten die de Magda onboarding niet opstarten, lopen uiteindelijk het risico om afgesloten te worden van alle VHP toepassingen.

Kan een organisatie een eigen printpartner aanduiden?

Kennisgeving via het Vlaamse Handhavingsplatform wordt steeds uitgevoerd via de MAGDA Documentendienst, onafhankelijk van de partij die de briefwisseling verstuurt. In het kader van deze handhavingsscope hebben we ook een aantal speciale configuraties gedaan die toelaten dat er meer en grotere bestanden tegelijk kunnen kennisgegeven worden.
Het is daarom niet mogelijk om een eigen printpartner te selecteren, maar verplicht om aan de sluiten op de Magda Documentendienst i.k.v. het VHP.

De Magda Documentendienst onboarding is opgestart, maar nog niet afgerond. Kunnen we al kennisgevingen doen via het VHP? Moeten we in afwachting de kennisgeving nog zelf doen?

Kennisgevingen dienen steeds via het VHP te verlopen. Ook indien de onboarding nog lopende is, moet u de kennisgevingen reeds doen via het VHP. Zie FAQ Mogen we de kennisgevingen zelf blijven doen, buiten het VHP om? Voor meer informatie raadpleegt u https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/109477895/FAQ+-+kennisgeving+en+notificatie#Is-een-aansluiting-op-MAGDA-Documentendienst-verplicht%3F-Mogen-we-de-kennisgevingen-zelf-blijven-doen%2C-buiten-het-VHP-om%3F.

Hoe wordt de layout van de briefwisseling via MAGDA Documentendienst bepaald?

• De inhoud van de brief die aangeboden wordt aan de MAGDA Documentendienst, blijft ongewijzigd.

• Aan elke brief wordt een voorblad voorzien waarop het logo afgedrukt wordt dat bij de aansluiting op de MAGDA Documentendienst gevraagd werd.

Een voorbeeld van het voorblad is hieronder te vinden.

De enveloppe waarin de brief verstuurd wordt, bevat een transparant venster links bovenaan. Hierdoor is het logo op het voorblad ook zichtbaar vanop de enveloppe. Een voorbeeld met het logo van ‘Vlaams Handhavingsplatform’ is hieronder terug te vinden. In de praktijk zal het logo van de verzender gebruikt worden, mits deze aangesloten is op de MAGDA Documentendienst.

Hoe worden de plannen die in bijlage zitten (bv. formaat A3, A2) afgedrukt? Is dit standaard op een A4 formaat? In kleur of zwart-wit?

Alle documenten worden in kleur afgeprint.

Momenteel kunnen met de MAGDA documentendienst enkel A4 documenten verzonden worden. Grotere formaten worden geschaald.

Documenten die via bpost verzonden worden, krijgen een voorblad meegestuurd. Op dat voorblad wordt een link voorzien die verwijst naar de elektronische versie van de documenten. Deze elektronische versie zal wel leesbaar zijn. In uw briefwisseling kan u naar de elektronische versie van de documenten verwijzen als tijdelijke tussenoplossing.

Wanneer bijvoorbeeld een gemeentelijke verbalisant een handhavingsdossier in het VHP invoert i.k.v. Omgeving, dan is het noodzakelijk om de entiteit ‘Handhaving’ in te geven als beboetingsinstantie opdat Handhaving zou kunnen overgaan tot bestuurlijke vervolging. Volstaat het dat de verbalisant enkel die beboetingsinstantie ingeeft en daar een kennisgeving naar stuurt, om ook andere personen of diensten bij Omgeving te bereiken, bijvoorbeeld een GSI (gewestelijk stedenbouwkundig inspecteur)?

Nee. Wanneer de gemeentelijke verbalisant het dossier ingeeft, moet hij er goed op letten dat hij de juiste belanghebbenden invoert en vervolgens ook de juiste stukken kennisgeeft naar de juiste belanghebbenden, daarbij rekening houdend met de regelgeving.
Bijvoorbeeld: wanneer de gemeentelijke verbalisant een stakingsbevel uitvaardigt i.k.v. VCRO, dan moet dat PV volgens de regelgeving bekrachtigd worden door de GSI van de buitendienst van Handhaving. D.w.z. dat de gemeentelijke verbalisant de dienst van die GSI ook mee moet opnemen in de lijst van belanghebbenden, en daar een kennisgeving naar sturen.

M.a.w. hij moet ingeven:

• ‘Handhaving’ moet altijd ingegeven worden als ‘beboetingsinstantie’. Hij kan die in de kieslijst selecteren. Zij moeten enkel een kennisgeving ontvangen wanneer er een beslissing tot bestuurlijke vervolging overwogen moet worden.

• I.f.v. wat de regelgeving voorschrijft, moet er mogelijks ook een andere dienst van Omgeving ingegeven worden als ‘inspectiedienst’ of ‘herstelinstantie’.  Een GSI valt daar bijvoorbeeld onder. Je moet dus de Dienst van de GSI ingeven als ‘inspectiedienst’ bij de belanghebbenden, en vervolgens het stakingsbevel kennisgeven naar die Dienst. Dit zijn de OVO-codes (zie ook Wegwijs) die gebruikt kunnen worden voor de inspectiediensten en herstelinstanties van Omgeving:
  

• Andere belanghebbenden (zoals de eigen dienst, de vermoedelijke overtreder, het parket, ...) worden best ook meteen ingegeven bij de belanghebbenden. Enkel de nodige stukken worden naar hen kennisgegeven.
  

Is het gebruik van het correspondentieadres verplicht?

Een correspondentieadres moet enkel ingevuld worden indien u de kennisgeving wil sturen naar een ander adres dan dat dat opgehaald wordt uit Wegwijs / KBO / rijksregister, of indien dat adres ontbreekt of onvolledig of fout is. Indien u het correspondentieadres invult, dan moeten alle velden, aangeduid met de rode asterisk, ingevuld worden. Wil u geen ander correspondentieadres ingeven, dan moet deze rubriek volledig dichtgeklapt blijven, of het VHP zal blijven vragen om alle velden van het correspondentieadres in te vullen.

Moet de beboetingsinstantie op de hoogte gebracht worden van elk PV, aangezien het toch aan het Parket is om te beslissen om het dossier door te sturen naar de beboetingsentiteit? Kan het platform bij kennisgeving niet automatisch de juiste verzendwijze afdwingen afhankelijk van bepaalde gekende scenario’s (e.g. PV moet aangetekend verzonden worden)? En kan dit allemaal geautomatiseerd worden?

De beboetingsinstantie moet verplicht mee opgenomen worden in de lijst van belanghebbenden, omdat die instantie anders geen toegang heeft tot het dossier en dus niet kan vervolgen, mocht ze beslissen om dat te doen. Vanuit het VHP team wordt er echter geen verplichting opgelegd m.b.t. de lijst van belanghebbenden naar wie je al of niet een kennisgeving moet sturen, of over de manier waarop: dit wordt decretaal bepaald. Daarom kan dit ook niet geautomatiseerd worden.
Bij een PV bijvoorbeeld, is het vaak eerst aan het parket om te beslissen of ze willen vervolgen of niet, en indien dat niet het geval is, kan de beboetingsinstantie beslissen om te vervolgen. Bij een verslag van vaststelling kan enkel de beboetingsinstantie vervolgen, dus daar raden we aan om wel meteen een kennisgeving te lanceren naar hen.

Belangrijke opmerkingen:

• Van zodra het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving volledig van kracht gaat, zal het parket een korte termijn moeten hanteren m.b.t. hun beslissing om te vervolgen en kunnen er afspraken gemaakt worden over andere termijnen. Dit heeft tot gevolg dat een beboetingsinstantie dossiers naar zich toe kan trekken en niet moet wachten op reactie van het parket. Daarom raden we aan, vanaf dan, om de beboetingsinstantie meteen mee te informeren.

• Kennisgevingen die in de e-box van beboetingsinstanties worden afgeleverd, worden sedert eind mei 2024 niet meer extra op papier afgeleverd in parallel : deze zijn dus gratis.

• Vanaf ca oktober 2024 - onder voorbehoud van wijzigingen - zal het aantal papieren verzendingen (en dus ook de kosten) aanzienlijk verminderen dankzij de introductie van weblinks.

• Het VHP team analyseert momenteel nog of er automatische notificaties kunnen geïmplementeerd worden. Van zodra dat mogelijk is zal hierover gecommuniceerd worden.