FAQ - documenten in het VHP

Home
Terug naar algemene info over VHP
Terug naar overzicht veelgestelde vragen

Overzicht van vragen:

Welke documenten kunnen en/of moeten in het VHP opgenomen worden?

Er bestaan veel verschillende types documenten m.b.t. handhaving. In eerste instantie geldt er enkel een verplichting om de PV's, verslagen van vaststelling en beslissingen rond sanctieprocedures digitaal in te voeren in het VHP, en ook de bijlagen en kennisgeving daarrond. De datum waarop dit verplicht wordt, wordt via besluit van de Vlaamse Regering vastgelegd.
Technisch kunnen er al heel wat andere documenttypes ingevoerd worden, al is dat niet verplicht. Ze kunnen momenteel enkel gelinkt worden aan een vastgesteld feit, en kunnen ook al kennisgegeven worden via het platform. Stukken waarin bijvoorbeeld maatregelen vermeld staan, kunnen nog niet aan bepaalde maatregelen gekoppeld worden. Dat is voorzien voor later.  

Hierbij een aantal types bestuursdocumenten die nu al kunnen ingegeven worden:

• Aanmaning

• Administratief verslag

• Administratieve beroepsbeslissing

• Afzonderlijke notariële akte

• Attest van uitvoering of doorhaling

• Bekrachtigingsbeslissing

• Beslissing beboetingsinstantie

• Beslissing op handhavingsverzoek

• Beslissingsfiche parket

• Bestuursdocument

• Beveiligingsbeslissing

• Controleverslag

• Geïntegreerde beslissing

• Gerechtelijke beroepsbeslissing

• Handhavingsverzoek

• Herstelbeslissing

• Herstelschikking

• Herstelvordering

• Kennisgeving beboetingsinstantie

• Kennisgeving herstelinstantie

• Opheffing of hervorming herstel-/beveiligingsbeslissing

• Proces verbaal

• Schriftelijke raadgeving

• Verslag van vaststelling

• Waarschuwing

Indien uw organisatie andere types in gebruik heeft dan wat mogelijk is in het VHP, kan u deze types intern matchen met de types in het VHP.

Welke documenten vereisen een digitale handtekening in het VHP, en op welk niveau?

In een eerste instantie wordt het verplicht om alle PV's, verslagen van vaststelling, en sanctiebeslissingen digitaal in te voeren in het VHP. Binnen deze scope is er een verplichting om alle EIGEN documenten die opgeladen worden, eerst te voorzien van een e-ID ondertekening. Later zullen alle EIGEN documenten hiervan voorzien moeten worden.
Documenten die je van een andere partij krijgt moeten niet e-ID ondertekend zijn.
Bijvoorbeeld: je maakt een PV op en wil daarbij extra stukken toevoegen die het dossier verder stofferen, maar die niet door jouw dienst opgemaakt zijn. In dat geval laad je alles op, maar wordt enkel het PV e-ID ondertekend.
Na oplading zal het VHP het INSZ-nummer of de volledige handtekening (dit laatste moet nog geïmplementeerd worden en is op verzoek) verwijderen, zodat bijvoorbeeld identiteitsfraude onmogelijk wordt. Het VHP zal vervolgens een zegel toevoegen, wat de integriteit van het document garandeert.

Wat wordt aanvaard als een digitale handtekening?

Een gekwalificeerde elektronische handtekening (= QES) is een elektronische handtekening die voldoet aan de Europese eIDAS-verordening (Verordening nr. 910/2014) voor elektronische transacties binnen de interne Europese markt. Zij maakt het mogelijk om het auteurschap van een verklaring te verifiëren bij de elektronische uitwisseling van gegevens over een lange periode. Een QES kan worden beschouwd als digitaal equivalent van handgeschreven handtekeningen. In het kader van het ‘Vlaams Handhavingsplatform’ wordt bijkomend geverifieerd of het een Belgische elektronische handtekening betreft (via controle op Belgisch root CA).

• Het belangrijkste voorbeeld van een gekwalificeerde elektronische handtekening is de ondertekening via eID of via de Itsme-applicatie.

• Digitaal Vlaanderen biedt het Digitaal Tekenplatform (ook wel de handtekenmap genoemd) aan om het plaatsen van een gekwalificeerde handtekening te vereenvoudigen. Meer info rond het Digitaal Tekenplatform is hier terug te vinden.

Gaan bijlagen aan een PV apart en niet e-id ondertekend kunnen toegevoegd worden? Of dient alles in één pdf te zitten? Indien de bijlagen apart opgeladen kunnen worden, kan je dan enkele bijlagen aanvinken die enkel t.a.v. het parket opgeladen worden en niet aan de overtreder worden overgemaakt?

Bijlagen kunnen inderdaad apart, niet e-ID ondertekend toegevoegd worden. Enkel het PV zelf dient e-ID ondertekend te zijn als dit opgesteld werd door de eigen entiteit. Aparte bijlagen kunnen enkel naar het parket kennisgegeven worden indien gewenst. Je doet eerst een kennisgeving aan het parket en vinkt bijvoorbeeld 8 documenten aan en daarna doe je een kennisgeving aan de overtreder en vinkt er bijvoorbeeld maar 2 aan. Dit wordt uitgelegd in de training.

We raden aan documenten niet te bundelen in 1 bestand.

Moeten er ook PV's en verslagen van vaststelling uit het verleden in het VHP worden ingevoerd?

Volledig afgesloten dossiers of bestaande dossiers waarvoor geen vervolgingsbeslissing wordt opgenomen, moeten niet in het VHP ingevoerd worden.
Alle nieuwe en lopende dossiers moeten volledig in het VHP worden ingevoerd.

Stel bijvoorbeeld dat er een PV wordt opgesteld door een organisatie kort vóór de datum waarop deze moet instappen in het VHP - en de PV dus nog niet invoert in het VHP - maar dat de beboetingsinstantie wel al ingestapt is op het moment dat ze de overtreder wil vervolgen, dan moet de beboetingsinstantie teruggrijpen naar de initiële stukken en deze alsnog invoeren in het VHP. De PV zal dan zonder e-ID ondertekening ingevoerd kunnen worden, maar de sanctiebeslissing moet wel e-ID ondertekend zijn.

Moeten aanvankelijke en navolgende PV’s in hetzelfde handhavingsdossier opgeladen worden? Wat als er een aanvankelijk PV wordt gemaakt vóór de go-live, en een navolgend PV ná de go-live? Moet er dan een handhavingsdossier gemaakt worden?

We raden ten sterkste aan om navolgende PV’s mee op te laden in hetzelfde handhavingsdossier als dat waarin het aanvankelijke PV zat, dit om een volledig beeld te hebben van het dossier.
Indien het aanvankelijk PV reeds gemaakt werd vóór de go-live, en er een navolgend PV is nà de go-live, dan is het verplicht om een handhavingsdossier aan te maken voor dat navolgend PV. We raden dan aan om het aanvankelijk PV mee op te laden in datzelfde dossier.

Elk document dat wordt opgeladen in het VHP wordt “geborgd”. Wat houdt dat in?

Dat houdt in dat het origineel document beveiligd bewaard wordt, en dat de identificatiegegevens van de eID van het document gehaald worden, indien het document eID ondertekend is.
Er wordt een afgeleid document beschikbaar gesteld in PDF formaat, dat inhoudelijk identiek is aan het origineel, en dat door middel van een zegel verwijst naar het Vlaams Handhavingsplatform dewelke de authentieke bron is van het origineel. Het afgeleid document wordt voorzien van een gekwalificeerd certificaat en heeft een gelijke bewijswaarde als het originele document.

Waarom worden documenten geborgd in het VHP?

De belangrijkste reden is dat we onze digitale documenten beveiligd, leesbaar, niet-manipuleerbaar en permanent willen bewaren, een uitdaging die niet evident is voor iedere inspectiedienst of lokaal bestuur. Onder andere omwille van schaalredenen heeft de Vlaamse Overheid dus beslist om dit te voorzien in het platform.
Daarnaast brengt de borging nog een aantal belangrijke voordelen mee voor de Vlaamse Overheid.
Wanneer iemand een document tekent met een eID is zijn / haar rijksregisternummer zichtbaar op het PDF document. Dankzij het borgingsproces kunnen alle verwijzingen naar een eID worden verwijderd van het document.
Door de borging wordt de authenticiteit van de (eID-ondertekende) handhavingsstukken gewaarborgd, en door het aanbrengen van een zegel wordt ook de integriteit van een document gewaarborgd.

Zijn er verschillende soorten zegels die door het VHP voorzien kunnen worden? Hoe zien ze eruit?

Er zijn twee verschillende zegels.
Een document dat voorzien was van een eID ondertekening zal een zegel krijgen dat aangeeft dat het VHP kan valideren dat het origineel document geborgd is:

Open

Een document dat niet voorzien was van een eID ondertekening zal een zegel krijgen dat aangeeft dat het VHP de versie, die de handhavingsdienst gebruikt, geborgd heeft:

Open

Bij twijfel of een document afkomstig is van het Vlaams Handhavingsplatform kan je het certificaat controleren dat aan het document gekoppeld is. Dat certificaat is gelijk voor alle documenten, ongeacht of ze eID ondertekend zijn of niet.

Indien er nog twijfel bestaat neem je best contact op. Contact info - Vlaams Handhavingsplatform - Confluence (atlassian.net)

Waar worden de zegels precies geplaatst op de stukken? Aan welke vormvereisten moeten de originele documenten van de aansluiters voldoen opdat de zegels niet over de tekst heen zouden verschijnen?

De zegels worden onderaan in het midden geplaatst, enkel op de eerste pagina. Hou onderaan een strook open van ongeveer 4 cm.
Ook bij documenten die een ander formaat hebben, of een ‘landscape’ oriëntatie, worden voorzien van een zegel onderaan in het midden.
Organisaties die het opstellen van hun PV’s uitbesteden aan de politie moet deze informatie niet doorgeven aan de politie. Dergelijke zaken worden rechtstreeks door het VHP team afgestemd met de politie.

Vb A4 stuk:

Vb A3 stuk met landscap oriëntering:

Bij het opladen van een stuk, moet je een soort ingeven. Welke zijn er, en wanneer moet je wat gebruiken?

Er zijn (vanaf 27/11/2024) 3 soorten:

• Intern eID ondertekend:

  • 'intern': d.w.z. door de eigen entiteit opgesteld

  • Verplicht voor PV's en verslagen van vaststelling

  • Moet pdf zijn met gekwalificeerde handtekening

• Intern niet eID ondertekend:

  • Niet toegelaten voor PV’s en verslagen van vaststelling, tenzij bij technische onmogelijkheid (vb VHP werkt tijdelijk niet, een entiteit heeft nog geen toegang)

• Extern:

  • d.w.z. dat het stuk door een andere entiteit opgesteld werd

  • De opstellende entiteit moet vermeld worden.

Tot 27/11/2024 is er ook een soort ‘interne bijlage’, maar die verdwijnt omdat er vanaf dan stukken kunnen opgeladen worden onder eerder opgeladen stukken.

Welk ‘type bestuursdocument’ moet men toekennen bij het opladen van stukken? Welke stukken stromen hiervan wel of niet door naar welke andere toepassingen?

Wanneer een stuk wordt opgeladen, moet men naast de soort ook aangeven welk type het is. Er kunnen al heel wat types bestuursdocumenten opgeladen worden, maar vandaag geldt de verplichting enkel voor PV’s, verslagen van vaststelling, en stukken m.b.t. sancties. Enkele voorbeelden:

• PV’s en verslagen van vaststelling moeten in het handhavingsdossier opgeladen worden met het gelijknamig bestuursdocumenttype, dus ‘proces-verbaal’ of ‘verslag van vaststelling’. Stukken die kunnen gezien worden als een bijlage hieraan, bijvoorbeeld een bijhorende foto, worden vanaf 27/11/2024 opgeladen onder het ‘hoofd’ stuk, dus het PV of het verslag van vaststelling.

• Voor begeleidende brieven naar andere entiteiten kunnen deze types gebruikt worden: ‘kennisgeving beboetingsinstantie’, ‘kennisgeving herstelinstantie’ of ‘bestuursdocument’. Deze laatste kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor begeleidende brieven van inspectiediensten. Deze kunnen kennisgegeven worden naar die andere entiteiten, bijvoorbeeld het parket.

• Indien beslissingsfiches van het parket opgeladen worden in het handhavingsdossier – wat niet verplicht is -  wordt het gelijknamig bestuursdocumenttype ‘beslissingsfiche parket’ gebruikt. Deze kunnen ook kennisgegeven worden.

Het is zeer belangrijk dat het juiste type wordt geselecteerd omdat dit mee bepaalt of een stuk zichtbaar is in de handhavingsbibliotheek of niet. Fysiek zitten alle stukken in die bibliotheek, maar wie exact wat mag zien daarvan wordt bepaald door een BVR. In het huidige BVR wordt voorzien dat PV’s en verslagen van vaststelling van specifieke decreten mogen geraadpleegd worden. Technisch wordt de filtering dan ook gemaakt a.d.h.v. het ‘type bestuursdocument’ dat werd ingegeven: enkel de stukken met als type ‘proces-verbaal’ of ‘verslag van vaststelling’ worden getoond.
Vanaf 27/11/2024 wordt er gekeken naar het type van het ‘hoofd’ stuk, niet naar dat van de onderliggende bijlagen. In de handhavingsbibliotheek zie je dan nog steeds stukken van deze types, op voorwaarde dat het gaat om de ‘hoofd’ stukken, op niveau 1. In dat geval zal je ook alle onderliggende bijlagen zien in de handhavingsbibliotheek, ongeacht van welk type ze zijn. Als een PV of verslag van vaststelling echter onder een stuk hangt van een ander type, dan dat PV / VvV niet zichtbaar zijn.

Voorbeeld:

Opmerking:
Indien de beboetingsinstantie beslist om bestuurlijk te vervolgen, wordt er een sanctiedossier gecreëerd. De beboetingsinstantie zal bij die creatie een lijst te zien krijgen van alle stukken die werden opgeladen in het vastgesteld feit dat ze wensen te vervolgen, en moeten aanvinken welke stukken hiervan ze wensen te koppelen aan het sanctiedossier. Voorzichtigheid is hier geboden, want alle stukken die gekoppeld worden aan het sanctiedossier, of nieuw opgeladen worden in het sanctiedossier, worden onmiddellijk opgenomen in het sanctieregister en worden dan zichtbaar voor de vervolgde in Mijn Burgerprofiel of E-Loket. Hier wordt dus geen filter toegepast door het VHP.

Als er controles gedaan worden zonder schendingen vast te stellen, wordt hier dan een handhavingsdossier voor aangemaakt met een controleverslag, of is dat niet de bedoeling? 

Er zal in eerste instantie enkel een verplichting zijn om PV’s en verslagen van vaststelling op te laden, die onder één van de decreten in scope vallen. Voor de data vanaf wanneer die verplichting geldt, en voor wie, verwijzen we naar deze pagina. Om dergelijke documenten op te laden, moet er eerst een handhavingsdossier aangemaakt worden. Dat gaat niet anders. Indien er overgegaan wordt tot vervolging, dan wordt er een sanctiedossier gecreëerd. Hieraan kunnen ook specifieke documenten gekoppeld worden. Ieder document moet, met andere woorden, onder een handhavings- en of sanctiedossier hangen. Het zal al toegelaten zijn om andere documenttypes op te laden in een handhavingsdossier, zoals bijvoorbeeld controleverslagen. Deze zullen ook kennisgegeven kunnen worden. Sommige zaken zullen echter nog niet mogelijk zijn voor die andere documenten, bijvoorbeeld ze koppelen aan herstelmaatregelen.

Wanneer er een stuk opgeladen werd in het VHP, kan ik dan de inhoud ervan zien zonder het te downloaden?

Vanaf eind november 2024 is dat mogelijk. Je kan een aantal symbolen te zien krijgen bij een stuk:

Als je op ‘stuk A’ klikt wordt het niet meer gedownload, maar wordt er een preview getoond. Je kan ook met de muis op het oogje klikken om een preview van de inhoud te zien. Vanuit die preview kan je het stuk downloaden.

Je kan het stuk meteen downloaden door op het rechtse icoon te klikken.

Er staat een icoon in de vorm van een slotje naar een document. Wat betekent dat, en waarom staat dat daar?

Het slotje wijst erop dat het stuk vergrendeld is. Die vergrendeling gebeurt van zodra je het stuk hebt kennisgegeven en/of er een beslissing aan toegevoegd werd. ‘Vergrendeld’ wil zeggen dat je niets meer kan wijzigen aan het stuk, bijvoorbeeld:

• Je kan geen bijlagen meer toevoegen

• Je kan de soort of het type van het stuk niet meer wijzigen

Die vergrendeling werd ingevoerd omdat bepaalde stukken doorstromen naar de handhavingsbibliotheek en/of het sanctieregister. Wat in het sanctieregister gepubliceerd wordt, verschijnt ook in Mijn Burgerprofiel en/of E-Loket. Het wijzigen van stukken nà die publicatie of na kennisgeving kan risico’s meebrengen, vandaar de beslissing om stukken te vergrendelen van zodra ze werden kennisgegeven en/of er een beslissing aan toegevoegd werd.

Het VHP geeft als melding 'niet-vertrouwd' wanneer ik een document probeer te openen. Wat wil dat zeggen? Is dat gevaarlijk?

De melding 'niet-vertrouwd' verschijnt wanneer er geen internet verbinding is voor de initiële trust. Er is dus geen gevaar. De gebruiker dient zijn internet verbinding te checken en opnieuw te proberen.

Bij het opladen van een stuk (PDF met handtekening) krijg ik een foutmelding dat er geen gekwalificeerde handtekening aanwezig is. Wat is het probleem?

Gelieve te controleren of de PDF effectief een geldige handtekening bevat:

1. Open het document in een PDF-lezer. Bijvoorbeeld Adobe.

2. Verifieer in de PDF-lezer dat de handtekening in het PDF document een geldig handtekeningscertificaat bevat (en niet puur een tekst of afbeelding is in het document).

Indien u niet terugvindt dat het een geldig certificaat betreft, zal de handtekening van de PDF niet correct zijn.

Gelieve het document van een geldige handtekening te voorzien alvorens het document opnieuw te proberen op te laden op het VHP.