FAQ - machtigingen

Home
Terug naar algemene info over VHP
Terug naar overzicht veelgestelde vragen

Overzicht van vragen:

Waarvoor dient uw organisatie een rijksregister- en kruispuntbank machtiging te hebben?

Uw organisatie heeft een machtiging nodig voor specifieke handhavingsdoeleinden, zoals bijvoorbeeld opsporing, toezichthouden, … Indien u een dergelijke machtiging heeft, bent u automatisch ook in orde om het VHP te kunnen gebruiken.

De machtiging moet onderstaande gegevens omvatten, die we in het VHP capteren:

• naam

• voornamen

• INSZ

• verblijfplaats (enkel het hoofdadres)

• geboortedatum

• datum overlijden

Het VHP bevraagt het KSZ in geval de vermoedelijke overtreders via het BIS-nummer geïdentificeerd worden. De elektronische toegang tot de kruispuntbankregisters is steeds complementair aan het rijksregister: u kan toegang krijgen tot dezelfde informatie als juridisch gemachtigd werd door de beslissing van het rijksregister en in zoverre die informatietypes ook elektronisch raadpleegbaar / beschikbaar zijn in de kruispuntbankregisters over een persoon.

Wie heeft vandaag al welke machtiging?

• Steden en gemeenten
  Steden & gemeenten beschikken al over een ruime juridische toegang tot het rijksregister en de kruispuntbank, en moeten hiervoor geen actie meer ondernemen.
  
  

• Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
  IGS-en hebben geen machtiging, maar kunnen dankzij de verwerkersovereenkomst met de gemeenten toegang krijgen. Het enige wat ze moeten doen is vragen aan hun gemeenten om een annex aan hun protocol te tekenen.
  Meer informatie: Protocol - Vlaams Handhavingsplatform - Confluence (atlassian.net)
  
  

• Provincies
  De provincies hebben een rijksregistermachtiging.
  
  

• Diensten van de Vlaamse Overheid
  Sommige diensten hebben al de juiste machtigingen, maar niet allemaal.
  Indien u een machtiging heeft, check dan zeker ook:
  - of de geldig is voor de juiste doeleinden, namelijk handhaving
  - of ze geldig is voor alle dossiersoorten en gegevens die in het VHP ontsloten worden
  - of ze binnenkort niet verloopt
  Gelieve uw machtiging aub te bezorgen via vhp.support@vlaanderen.be.
  Indien uw organisatie nog niet over een (voldoende) rijksregister- of KSZ-machtiging beschikt, laat dit dan aub ook weten via dat mailadres. Het is dan van belang dat uw organisatie dit zo snel mogelijk aanvraagt, want de goedkeuring kan meerdere maanden duren. Check de vragen hierna om te begrijpen hoe dit werkt.
  
  

• Handhavingscollege
  Het handhavingscollege heeft nog geen machtiging.
  Lees verder: FAQ - machtigingen | We beschikken nog niet over een rijksregistermachtiging, wat nu?
  
  

• Parketten
  Hiervoor hoeft niets meer te gebeuren.

We beschikken nog niet over een rijksregistermachtiging, wat nu?

Elke aansluitende organisatie is verantwoordelijk om de juiste machtigingen te hebben.
Indien uw organisatie geen machtiging heeft, zijn er 2 opties mogelijk:

1. Uw organisatie kan zelf een rijksregistermachtiging aanvragen. De procedure is hier uitgelegd , en het correct in te vullen formulier vindt u hier.
   
   

2. Uw organisatie kan aansluiten op een kadermachtiging van het Agentschap Justitie en Handhaving.
   Het Agentschap moest hiervoor eerst de eigen rijksregistermachtiging omvormen tot een kadermachtiging, eind 2024 voltooid werd. Uw organisatie kan hier nu zelf mee aan de slag gaan en zo via een versneld proces een eigen rijksregistermachtiging bekomen.
   We zijn dit nu aan het uittesten met 1 entiteit, en zullen het proces hier documenten van zodra onze test afgerond is.
   Hou deze vraag in de gaten om op de hoogte te blijven over verdere updates.

We beschikken wel over een rijksregistermachtiging, maar deze dekt niet alle velden af, wat nu?

Elke aansluitende organisatie is verantwoordelijk voor het verifiëren van de bestaande machtiging en de aanvraag voor een uitbreiding wanneer nodig. Indien uw machtiging niet alle velden dekt, kan u ze uitbreiden op 2 manieren:

1. U kan dit formulier invullen. U verwijst daarin naar uw bestaande rijksregistermachtiging en vraagt extra toegang tot de bijkomende velden op basis van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving. Tenslotte dient u dit in bij de rijksregisterinstantie via IPIB-RRN-Access@rrn.fgov.be met ons (VHP.support@vlaanderen.be) in kopie.

2. Zie optie 2 in de vraag hierboven. Vergeet in dit geval niet te checken met het rijksregister of uw bestaande machtiging hierdoor geïmpacteerd wordt.

We beschikken al over een rijksregistermachtiging, maar nog niet over een KSZ-machtiging, wat nu?

Het bekomen van een KSZ-machtiging gaat relatief snel. Het volstaat om een e-mail te sturen in overleg met de functionaris voor gegevensbescherming / DPO of de juristen van het Agentschap Justitie en Handhaving, naar ivc@mail.fgov.be met melding “aanvraag complementaire elektronische toegang tot de Kruispuntbankregisters” met toevoeging van de eerder goedgekeurde beslissing rijksregister u toegekend in het kader van het betrokken wettelijke doeleinde. Uw aanvraag wordt dan besproken op het Informatieveiligheidscomité, op voorwaarde dat uw aanvraag minstens 2 weken op voorhand gestuurd werd. Die comités vinden maandelijks plaats.

Wat als we onze rijksregister- of kruispuntbankmachtiging niet hebben op het moment van de go-live?

Een rijksregister- en KSZ-machtiging is noodzakelijk voor alle velden die ontsloten worden in het platform. We weten echter dat het bekomen van een rijksregistermachtiging soms veel tijd vraagt.
Mocht jullie machtiging niet op tijd in orde zijn  -  laat dit dan aub ook weten via vhp.support@vlaanderen.be – kan er geen toegang gegeven worden en bent u genoodzaakt verder te werken met papieren PV’s en verslagen van vaststelling tot uw machtiging in orde is. Dit kan echter zorgen voor extra werklast bij de handhavingspartners zoals het parket en de beboetingsentiteit.

We hebben al verschillende machtigingen. Moeten we een extra machtiging aanvragen specifiek voor het VHP?

Het VHP is een technisch hulpmiddel voor activiteiten rond toezicht, opsporen, sanctioneren en herstellen / beveiligen. Als je organisatie daarvoor een machtiging heeft, dan is dat in orde. Bij twijfel, stuur jullie machtiging door naar vhp.support@vlaanderen.be.