FAQ - impacten van fusies bij de gemeenten

Home
Terug naar algemene info over VHP
Terug naar overzicht veelgestelde vragen

 IN OPBOUW - INFO NOG NIET GEVALIDEERD

Er zijn momenteel verschillende gemeenten die betrokken zijn in een fusietraject, waarbij de gefuseerde gemeente van kracht wordt op 1-1-2025. We geven hieronder informatie mee voor deze gemeenten, en daarnaast ook voor alle andere aangesloten entiteiten die bijvoorbeeld een feit hebben vastgesteld of iets willen opzoeken over een locatie die zich bevindt in een fusiegemeente, of een overtreder die woont in een fusiegemeente. Het kan immers zijn dat er zich door de fusies meer ingrijpende adreswijzigingen voordoen, zowel de verandering van straatnamen, huisnummers, enz.

Welke gemeenten fuseren op 1-1-2025? Waar is er behoud / wijziging van de rechtspersoonlijkheid?

Open

Informatie voor alle entiteiten die aangesloten zijn op het VHP

Wat als een vastgesteld feit werd gepleegd in een fusiegemeente?

• Ingave in de aansluitertoepassing:

  • Ter herinnering: je kan een locatie invoeren via adres, capakey, ‘andere’ of via de kaart.

  • Locaties ingegeven in de voormalige gemeenten vóór de fusiedatum, zullen na de fusiedatum enkel zichtbaar zijn onder de naam van de gefuseerde gemeenten. (De ingevende entiteit moet daar niets manueel voor aanpassen.)

  • Na de fusiedatum kan je enkel nog locaties ingeven behorende tot de gefuseerde gemeente.

• Hoe PV’s opzoeken waarbij de feiten zich voordeden in de voormalige gemeente?

Open

Wat als de fusiegemeente zelf belanghebbende is in het dossier?

De fusiegemeente kan bijvoorbeeld toegevoegd worden als herstelinstantie bij de belanghebbenden, of ingegeven als dossierverantwoordelijke door een intergemeentelijk samenwerkingsverband.

• Ingave in de aansluitertoepassing:

  • Ter herinnering: je kan hiervoor een kieslijst gebruiken

  • Ingave vóór de fusiedatum: geef de voormalige gemeente in

    • Deze zal nà de fusiedatum zichtbaar worden onder de naam van de gefuseerde gemeente.

    • We voegen echter ook het KBO-nummer toe van de fusiegemeente. Zo blijft de historische versie bewaard én kunnen we ook de nieuwe situatie zien.

  • Ingave ná de fusiedatum: geef de gefuseerde gemeente in

    • Kort voor de fusiedatum worden de namen van de gefuseerde gemeenten al toegevoegd aan de kieslijsten (herstelinstantie of dossierverantwoordelijke). Deze mogen pas geselecteerd worden na de fusiedatum.
      Kort na de fusidatum worden de namen van voormalige gemeenten verwijderd. Die mogen dan sowieso niet meer geselecteerd worden.
      
      

• Hoe PV’s opzoeken waarbij de voormalige gemeente als dossierverantwoordelijke of herstelinstantie werd ingegeven?

Wat als de overtreder een adres heeft dat wijzigt n.a.v. de fusie?

• Ingave in de aansluitertoepassing:

  • Ter herinnering: gebruik in de mate van het mogelijke het INSZ-nummer bij natuurlijke personen en het KBO-nummer bij ondernemingen.

  • Ingave vóór de fusiedatum: de ‘oude’ adresgegevens worden gebruikt.

    • In geval van adreswijzigingen bij belanghebbenden die ingegeven werden met een officieel nummer (INSZ, KBO, …), zullen die adreswijzigingen zichtbaar worden van zodra ze doorgevoerd werden in de authentieke bronnen (vb rijksregister).
      De datum daarvan kan afwijken van de exacte  fusiedatum.

    • Adressen die manueel werden ingegeven (vb via “andere”) worden niet automatisch aangepast!
      Dergelijke dossiers worden best manueel aangepast door de invoerende entiteit.

  • Ingave ná de fusiedatum: gebruik het nieuwe adres

    • In geval van ingave met een officieel nummer (INSZ, KBO, …), zullen mogelijks tijdelijk nog de oude gegevens verschijnen. Dit wordt automatisch aangepast wanneer de authentieke bronnen up to date gezet worden.

    • Adressen die manueel worden ingegeven (vb via “andere”):  gebruik aub de nieuwe gegevens.
      
      

• Hoe PV’s opzoeken waarbij een overtreder uit een voormalige gemeente werd ingegeven?

Informatie voor fusiegemeenten waarbij sprake is van BEHOUD van rechtspersoonlijkheid

Verandert er iets in wat de betrokken handhavers zelf zien in de aansluitertoepassing?

Stel dat 2 gemeenten fuseren, en 1 van de KBO-nummers blijft behouden:

• Vóór de fusiedatum kan de verbalisant alle dossiers zien in de aansluitertoepassing, die aangemaakt werden door de eigen gemeente (KBO 2)

• Nà de fusiedatum kan de verbalisant alle dossiers zien in de aansluitertoepassing, die aangemaakt werden door de eigen gemeente (KBO 2) vóór de fusiedatum PLUS alle dossiers die onder KBO 1 werden gemaakt (voor en na de spildatum)
  
  

Moeten de lokaal beheerders van de voormalige gefuseerde gemeenten iets doen?

Er wordt een apart traject opgezet door Gebruikersbeheer (ACM/IDM) waarbij alle rechten, in samenwerking met de lokaal beheerders, worden overgezet. In dit geval komt het erop neer dat - cfr bovenstaande figuur- dat de lokaal beheerder van gemeente met KBO 2, er moet op toezien dat de verbalisanten, die rechten hadden om aan te loggen onder KBO 1, de rechten krijgen om aan te loggen onder KBO 2 na de fusiedatum.

Moet er een nieuw protocol / annex getekend worden door de gefuseerde gemeente?

In het kader van de fusie moet er geen nieuw protocol / annex getekend worden.

Opmerking:
We zijn momenteel in gesprek zijn met het recent opgerichte VCMP (Vlaams Comité voor Mededeling van Persoonsgegevens) om te bekijken of we het huidige proces rond het protocol kunnen vereenvoudigen en beter bestand tegen wijzigingen. Alle aangesloten entiteiten zullen, wanneer de uitkomst gekend is, geïnformeerd worden.

Moet de gefuseerde gemeente iets doen op het vlak van de machtigingen?

Nee.

Moet de gefuseerde gemeente iets doen qua onboarding bij de Magda Documentendienst?

De gemeenten die de rechtspersoonlijkheid behouden moeten stappen ondernemen:

• Als de gemeente nog geen aansluiting had op de Magda Documentendienst (MDD) i.k.v. VHP:

  • De aansluiting wordt best zo snel mogelijk in orde gebracht. Zo kan de fusiegemeente vanaf de fusiedatum gebruik maken van de aansluiting met het MDD van de oorspronkelijke gemeente wiens rechtspersoonlijkheid blijft behouden.

  • Van zodra het nieuwe logo gekend is, kan deze aan de aanvraag / het lopende dossier toegevoegd worden.

  • Status 21-11-2024: enkel Ham en Tongeren hebben nog geen aansluiting!
    
    

• Als de gemeente wel al een aansluiting op de MDD i.k.v. VHP heeft

  • Dan moet enkel het nieuwe logo van de fusiegemeente doorgegeven worden via deze link.

Ter herinnering:

• Iedere entiteit moet onboarden bij de Magda Documentendienst i.k.v. het VHP gebruik - ook indien er eerder een onboarding gebeurde i.k.v. bijvoorbeeld E-box - omdat er in het kader van het VHP ook extra functionaliteiten werden voorzien, vb verzending van grotere bestandsgroottes, meer stukken, …

• De aansluiting is gratis. Enkel het kennisgeven zelf is betalend in geval van een papieren aflevering.

• Instructies tot aansluiting

Informatie voor fusiegemeenten waarbij sprake is van WIJZIGING van rechtspersoonlijkheid

Verandert er iets in wat de betrokken handhavers zelf zien in de aansluitertoepassing?

Stel dat 2 gemeenten fuseren, en er een nieuwe rechtspersoonlijkheid gevormd wordt:

• Vóór de fusiedatum kan de verbalisant alle dossiers zien in de aansluitertoepassing, die aangemaakt werden door de eigen gemeente (KBO 2)

• Nà de fusiedatum worden alle dossiers, die gemaakt werden onder het KBO nummer van de voormalige gemeenten, omgezet naar het nieuwe KBO nummer van de gefuseerde gemeente.
  D.w.z. dat de verbalisant in de aansluitertoepassing alle dossiers zal kunnen zien die aangemaakt werden door de voormalige gemeenten (KBO 1 en KBO 2) vóór de fusiedatum PLUS alle dossiers die na de spildatum onder KBO 3 werden gemaakt.

Moeten de lokaal beheerders van de voormalige gefuseerde gemeenten iets doen?

Er wordt een apart traject opgezet door Gebruikersbeheer (ACM/IDM) waarbij alle rechten, in samenwerking met de lokaal beheerders, worden overgezet. In dit geval komt het erop neer dat ACM/IDM de orgtypering toekent aan de nieuwe, gefuseerde gemeente, en de orgtyperingen weghaalt bij de voormalige gemeenten.
Dit gebeurt kort voor de spildatum.
De lokale beheerder van de gefuseerde gemeente kent de gebruikersrechten en contexten dan toe aan alle handhavers van de voormalige gemeenten, kort na de spildatum.

Moet er een nieuw protocol / annex getekend worden door de gefuseerde gemeente?

In het kader van de fusie moet er geen nieuw protocol / annex getekend worden.

Opmerking:
We zijn momenteel in gesprek zijn met het recent opgerichte VCMP (Vlaams Comité voor Mededeling van Persoonsgegevens) om te bekijken of we het huidige proces rond het protocol kunnen vereenvoudigen en beter bestand tegen wijzigingen. Alle aangesloten entiteiten zullen, wanneer de uitkomst gekend is, geïnformeerd worden.

Moet de gefuseerde gemeente iets doen op het vlak van de machtigingen?

Nee.

Moet de gefuseerde gemeente iets doen qua onboarding bij de Magda Documentendienst?

De voormalige gemeenten gebruiken tijdelijk nog hun eigen MDD aansluiting,
of die van het Agentschap Justitie en Handhaving.

De nieuwe fusiegemeente moet stappen ondernemen: vanaf 1/1/2025 kan ze een aanvraag indienen voor de aansluiting met de Magda Documentendienst ikv VHP.

• Bijlage 1 van de Magda Documentendienst moet ondertekend worden door de wettelijke vertegenwoordiger van de fusiegemeente.

• Registratie op de eBox Burger en eBox ondernemingen wordt aangevraagd door de wettelijke vertegenwoordiger van de fusiegemeente.

• Het logo van de fusiegemeente moet meegegeven worden met de aanvraag.

Vanaf 20/1/2025 zal de algemene aansluiting op MAGDA Documentendienst niet meer operationeel zijn. De gemeente dient dan over een eigen aansluiting te beschikken.

Ter herinnering:

• Iedere entiteit moet onboarden bij de Magda Documentendienst i.k.v. het VHP gebruik - ook indien er eerder een onboarding gebeurde i.k.v. bijvoorbeeld E-box - omdat er in het kader van het VHP ook extra functionaliteiten werden voorzien, vb verzending van grotere bestandsgroottes, meer stukken, …

• De aansluiting is gratis. Enkel het kennisgeven zelf is betalend in geval van een papieren aflevering.

• Instructies tot aansluiting